Skip to content
top-5-risicos-fmis
Andre Steenbergen

Andre Steenbergen

Managing Director & Owner at XXelerate B.V.

Facility Management automatiseren: toekomstmuziek?

Facility management is geen nieuw vakgebied. Maar nieuwe technologieën en geavanceerde software bieden bedrijven nieuwe manieren om een werkomgeving te beheren en te verbeteren. Tevens helpt IT om meer werk te kunnen verrichten met minder mensen – zónder de persoonlijke benadering in de serviceverlening te verliezen.

De technologie heeft de afgelopen jaren grote stappen gemaakt. Thuis vraagt u Alexa of Google misschien al wel om de lichten aan te doen of een muziekje op te zetten, ook in het bedrijfsleven doen dit soort geavanceerde technologieën meer en meer hun intrede. Vele bedrijven voeren complexe facilitaire beheerprocessen uit met behulp van een Facility Management Informatie Systeem oftewel FMIS. Ook Internet of Things, afgekort IoT, wint terrein. Dit helpt hen om slimmer te werken, faciliteiten beter en goedkoper te onderhouden en de klanttevredenheid te verbeteren.

Wat is geautomatiseerd facilitair beheer van faciliteiten?

Zoals de naam al aangeeft, geautomatiseerd facility management is als het aanzetten van de automatische piloot bij bepaalde facilitaire activiteiten via een FMIS. Axxerion FMIS werkt hierin met “triggers”; als dit gebeurt, doe dan dat. Een actie, situatie of tijdstip activeert automatisch een reactie, waardoor het handmatige werk dat nodig is om een proces te voltooien, wordt verminderd.

Bedrijven aarzelen soms om activiteiten via een FMIS te automatiseren, omdat zij bang zijn de persoonlijke benadering rond hun dienstverlening kwijt te raken. Medewerkers en klanten willen soms toch liever een persoon aan de lijn krijgen in plaats van een melding op een computer invoeren. Het één hoeft het ander echter niet altijd uit te sluiten. Ook met een goed FMIS kunt u nog steeds meldingen door een service desk medewerker laten uitvoeren. Klanten zijn uiteindelijk gebaat bij de punctualiteit, voorspelbaarheid en kwaliteit die automatisering hen kan bieden. Zeker nu tijd en plaats onafhankelijk werken steeds meer de norm wordt.

Naast het feit dat automatiseren kan helpen om kwaliteit en snelheid te verbeteren, kan automatiseren bedrijven ook helpen om kostbare tijd vrij te maken voor andere zaken. Als het meldingen proces voor een groot deel via een FMIS verloopt, kan een service desk medewerker meer tijd besteden aan bijvoorbeeld het ontvangen van bezoekers.

Ter inspiratie hebben we enkele voorbeelden van geautomatiseerd facilitair beheer beschreven. Lees hier hoe deze ten goede komen aan faciliteiten, medewerkers én klanten.

Geautomatiseerde meldingen

Het koffiezetapparaat is kapot. Marloes is de eerste die het merkt wanneer zij een kop koffie wil halen, dus opent zij haar werkplek-app en maakt een melding aan. Ze scant de QR code op het koffiezetapparaat met haar telefoon, zodat Axxerion FMIS weet welk apparaat het betreft en waar deze staat. Marloes beschrijft het probleem en dient de melding in. Ondanks dat Marloes slechts enkele gegevens heeft ingevoerd, heeft Axxerion FMIS nu alle informatie voor het verder behandelen van deze melding voorhanden. De leverancier die verantwoordelijk is voor alle koffiezetapparaten in het pand, ontvangt de melding en stuurt iemand om het probleem op te lossen. Als het probleem is opgelost ontvangt Marloes een mailtje zodat ze op de hoogte is, waarbij ze de mogelijkheid heeft om met het toekennen van 1 tot 5 sterren, feedback te geven over wat zij vindt over de afhandeling van het issue. Deze feedback is onderdeel van de jaarlijkse besprekingen met de leverancier van de koffiezetapparaten.

Internet of Things, IoT, maakt dit proces zelfs nóg eenvoudiger. Als de storing in het koffiezetapparaat optreedt, merkt een sensor dat direct op en wordt er via het FMIS automatisch een melding gestuurd aan de juiste leverancier of behandelaar. Het apparaat toont een boodschap op het display dat het apparaat in storing is en dat de leverancier op de hoogte is gesteld.

Geautomatiseerde hospitality

Mw. Van den Berg woont in een woonzorginstelling en is zaterdag jarig, ze wordt 90. Ze heeft bij één van de medewerkers, Jolanda, aangegeven dat zij graag een verjaardag wil vieren met haar naaste familie, in totaal 15 personen.

Jolanda reserveert in Axxerion FMIS voor die gelegenheid een apart deel van het bedrijfsrestaurant. Bij die reservering bestelt zij naar wens van mw. Van den Berg een grote taart, koffie en thee, frisdrank en wat borrelhapjes voor de aanwezigen. De bestellingen van de koffie, thee, frisdrank en hapjes komen op de daglijst terecht van de interne catering. Zij weten nu wat er wanneer en waar moet worden geleverd en dat tafels en stoelen in het bedrijfsrestaurant anders moeten worden opgesteld. De bestelling van de taart wordt door het FMIS op de juiste dag per mail verstuurd naar de leverancier, die alle taarten aan de instelling levert. In dezelfde reservering registreert Jolanda ook direct dat mw. Van den Berg zaterdag 15 bezoekers verwacht. De receptie weet zo ook waar de bezoekers na aankomst naartoe moeten worden gestuurd. Jolanda reserveert ook parkeerplaatsen voor de bezoekers. De bezoekers kunnen zich bij aankomst zelf aanmelden via een iPad bij de receptie waarop het FMIS draait. Zo is bekend hoeveel bezoekers er in het pand zijn, hetgeen belangrijk is i.v.m. de brandveiligheid. Verder zorgt dit dat bezoekers achteraf bereikbaar zijn indien er sprake is van een COVID-19 besmetting. 

Jolanda heeft nu het gehele verjaardagsfeest in 1 complete reservering kunnen registreren. Dit resulteert in een factuur die naar de oudste zoon van Mw. Van den Berg wordt gestuurd, die staat geregistreerd als primair contactpersoon. Het FMIS is de spin in het web en zorgt dat alles keurig verloopt – zónder de “persoonlijke touch” te verliezen.

Geavanceerde technologie kan ook dit proces nog verder automatiseren met bijvoorbeeld kenteken herkenning, een bewegwijzeringsscherm bij de receptie en automatische koppeling met digitale  agenda’s – al zal dat bij een zorginstelling niet snel toegepast worden.

Geoptimaliseerd werkplekgebruik en efficiënte schoonmaak

Peter werkt bij een bank, hij heeft op woensdag zijn parttime dag en werkt op vrijdag meestal thuis. Veel collega’s hebben dit zelfde patroon, daarom is het op maandag, dinsdag en donderdag normaliter behoorlijk druk in het pand, maar op de andere dagen veel minder. En nu, in de COVID-19 tijd, gelden beperkingen ten aanzien van hoeveel medewerkers er tegelijk in het pand aanwezig mogen zijn. En die beperking is onlangs aangescherpt met de nieuwe maatregelen van het kabinet. Daarom heeft Peter aan het begin van de week via het FMIS een werkplek gereserveerd voor de momenten waarop hij op kantoor aanwezig wil zijn. Bij de ingang van het pand vertelt een groot scherm Peter normaal gesproken naar welke kantoortuin hij het beste toe kan om een beschikbare en rustige werkplek te vinden. Dit scherm heeft hij nu niet nodig want hij heeft een plek in een specifieke ruimte gereserveerd.

Annemieke verzorgt de schoonmaak in het kantoorpand waar Peter werkt, samen met een aantal collega’s maakt ze ’s avonds haar ronde door het pand. Tot voor kort maakten ze altijd alle ruimtes schoon, maar dat is nu niet meer nodig. Sensoren in het pand monitoren namelijk gedurende de dag de aanwezigheid van medewerkers in de ruimtes van het pand – niet wie er zijn, maar wel dat er mensen zijn en hoeveel. Zowel in de vergaderzalen als in de kantoortuinen. Daar waar gewerkt is, zijn de lichten aangebleven, waar niemand is geweest blijven deze uit. Zo is duidelijk waar schoongemaakt moet worden en waar niet. Alle ruimtes komen sowieso periodiek aan de beurt – Axxerion FMIS gekoppeld aan Cobundu zorgt ervoor dat brandende lampen laten zien welke ruimte aan de beurt is.

Toekomstmuziek?

Het lijken misschien futuristische scenario’s, maar deze scenario’s zijn allemaal op de werkelijkheid gebaseerd. Een facility management systeem als Axxerion fungeert hierin als spin in het web, geïntegreerd met een oplossing als Cobundu voor IoT. De automatisering is zo compleet dat er bijna geen menselijke tussenkomst nodig is. Een geautomatiseerd facility management systeem moet het toppunt van eenvoud zijn. Deze voorbeelden laten ook zien dat het mogelijk is te automatiseren én een persoonlijke benadering te houden.

Denk u na het lezen van dit blog: op deze poespas zitten wij niet te wachten! Geen probleem, Axxerion kan ook heel goed zonder verregaande automatisering opereren. Axxerion FMIS is dan nog steeds een systeem dat uw complete facilitaire bedrijfsvoering ondersteunt en dat klaar is voor de toekomst.

Benieuwd naar de functionaliteit van Axxerion Facility Management software? Kijk eens op onze pagina’s hierover:

Andre Steenbergen

Andre Steenbergen

Interessant? Bel mij via 030 6336109

Deel dit bericht

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email