Skip to content
background-blank-business-composition-583848
Nizette Couzy

Nizette Couzy

Business Consultant at XXelerate B.V.

De 4 belangrijkste eigenschappen van een vastgoedbeheersysteem

Een goed ingericht vastgoedbeheer systeem is een essentieel hulpmiddel voor een beheerder van een vastgoedportefeuille. Maar welke eigenschappen dient een goed vastgoedbeheersysteem te bezitten?

Grip

Allereerst is het belangrijk dat een goed vastgoedbeheersysteem grip geeft op de business, van directeur tot service desk en van financiële administratie tot klusjesman. Het moet te allen tijde duidelijk zijn welke taken er uitgevoerd moeten worden, wat de status van contracten is, of kosten en opbrengsten in verhouding zijn, noem maar op. En dat op een gebruikersvriendelijke manier uiteraard.

Ontzorgen

Veel vastgoedbeheerders gebruiken meerdere systemen voor het ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden. Naast specifieke vastgoedbeheersoftware wordt er nog veel gebruik gemaakt van een apart boekhoudpakket, spreadsheets, e-mail, lijstjes en het eigen geheugen. Deze opzet is niet werkbaar als een bedrijf groeit en in de huidige tijd waarin niet alleen op kantoor gewerkt wordt. Er is geen zicht op meldingen, de aansturing van externe leveranciers is lastig en het maken van rapportages is tijdrovend. Soms is de aansluiting met de boekhouding niet goed ingeregeld waardoor er verschillen optreden, hetgeen voor veel extra werk zorgt.

Een goed vastgoedbeheersysteem neemt de vastgoedbeheerder zorg uit handen en moet één “cockpit” vormen van waaruit de complete business kan worden gemanaged. Het vastgoedsysteem moet zoveel mogelijk activiteiten ondersteunen, notificaties geven op belangrijke momenten, waar nodig processen afdwingen, werkzaamheden automatiseren, onderhoud inplannen en informatie verstrekken waarop gestuurd kan worden. In plaats van het controleren van alle data, zou een vastgoedbeheersysteem juist moeten aangeven waarop er gecontroleerd dient te worden. Wat zijn de uitzonderingen en eventuele risico’s die in die periode extra aandacht verdienen en welke onderdelen zijn door de diversen processen al gewaarborgd? Op die manier kan de tijd van de medewerkers goed worden benut.

Flexibiliteit

De wereld van een vastgoedbeheerder is enerverend. Omstandigheden kunnen snel veranderen waardoor een vastgoedbeheerder ineens veel meer werk krijgt of juist veel minder. Eigenaren kunnen komen of gaan, portefeuilles kunnen snel groeien of krimpen, eigenaren worden steeds veeleisender op het gebied van automatisering, informatievoorziening en kosten, verder worden huurders mondiger. Daarnaast kijkt de overheid scherp naar vastgoedeigenaren en veranderen wetten en regels voortdurend. Dit kan ervoor zorgen dat de organisatie en de processen van de vastgoedbeheerder moeten veranderen en de vastgoedbeheersoftware moet mee-veranderen.

Dit vraagt flexibiliteit van de software, de software moet snel – en liefst zonder veel kosten! – meebewegen met de veranderende organisatie. Processen en schermen moeten eenvoudig aanpasbaar zijn, het moet mogelijk zijn koppelingen te realiseren met verschillende systemen, autorisaties moeten fijnmazig ingericht kunnen worden. De dienstverlening moet op de wensen van sommige belangrijke eigenaren óf belangrijke huurders afgestemd kunnen worden, ook als die net iets afwijken van de rest.

Meerwaarde

Tot slot: een vastgoedbeheersysteem moet simpelweg als hulpmiddel dienen om het werk gemakkelijker en beter beheersbaar te maken. Het systeem vormt het hart van de operatie van de vastgoedbeheerder, die moet alle werkzaamheden erin kunnen uitvoeren en de administratie erin kunnen voeren (of een externe administratie kunnen voeden). Voor de eigenaar, die uiteindelijk betaalt voor het systeem en die waarde ziet door heldere, up-to-date inzicht in de portefeuille, maar ook door kostenbesparingen die met het systeem gerealiseerd worden en daarmee een beter rendement van de belegging behaalt. En voor de huurder, die beter ondersteund kan worden door de beheerder en daardoor een betere dienstverlening ontvangt.

Axxerion

Een vastgoedbeheersysteem als Axxerion voldoet aan al deze voorwaarden. Axxerion vormt zo’n complete vastgoedbeheer “cockpit”, met zeer uitgebreide modules voor onder andere:

  • Het complete onderhoud inclusief meer-jaren onderhoudsplanning en -budgettering, meldingen, preventieve, correctieve en planmatige werkorders
  • De verhuuradministratie, inclusief selectie van huurders, offertes, eerste huurfactuur, eindinspecties en afrekening, variabele indexatie, variabele servicekosten afrekening, leegstand, appartementsrecht, huurpunten berekening, etc.
  • De boekhouding, met de mogelijkheid per eigenaar een aparte administratie te voeren, betalingsregelingen, factuurruns, etc.
  • Borgen dat aan vastgoed gerelateerde wet -en regelgeving wordt voldaan
  • Projectbeheer met daaraan gekoppelde werkorders voor bijvoorbeeld nieuwbouw- of renovatieprojecten

Axxerion kent een zeer fijnmazige autorisatiestructuur, waardoor het mogelijk is om gebruikers tot op het laagste detailniveau toegang te geven tot functies en gegevens. Hierdoor is het mogelijk exact te bepalen welke functionarissen wat mogen zien en wie welke gegevens mag aanpassen.

Verder bevat Axxerion een “best practice” voor alle vastgoedprocessen, die zijn vastgelegd in flexibele workflows. Axxerion is het enige systeem met workflows die zo snel en tegen beperkte investering aanpasbaar zijn. Die workflows genereren op belangrijke momenten taken of notificaties voor de juiste personen of partijen.

Binnen Axxerion worden gegevens op één plaats vastgelegd en beheerd. Daardoor kan snel door de applicatie heen genavigeerd worden en is er altijd een up-to-date overzicht.

Nizette Couzy

Nizette Couzy

Interessant? Bel mij via 030 6336109

Deel dit bericht

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email