Skip to content
Lisette Noordhoek

Lisette Noordhoek

Senior Business Consultant at XXelerate B.V.

De mogelijkheden van een self service portal

“Sinds de invoering van een self service portal is de waardering van gebruikers voor onze Servicedesk, gestegen van een 7,1 naar een 8,4”. Aldus een van de grote Axxerion klanten.

Wat is een self service portal? Hoe is deze mooie stijging bereikt? Hierover vertel ik meer in dit artikel.

Wat is een self service portal?

De naam zegt het eigenlijk al, het is een web portaal waar de medewerker zelfstandig informatie kan opzoeken en gebruik kan maken van de diensten die aangeboden worden.

Een self service portal is een website die vanaf elk device vanaf elke locatie toegankelijk is. Het self service portal vormt een integraal onderdeel van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS), veelal onderdeel van een intranet. Een self service portal wordt ook steeds vaker toegankelijk gemaakt voor externe partijen om werkzaamheden in te zien en af te kunnen melden of om belangrijke instructies en documenten beschikbaar te stellen.

Wat zijn de voordelen van een self service portal?

  • Altijd beschikbaar! Het self service portal is nooit in gesprek, kan eindeloos vaak benaderd worden en is ook buiten kantoor uren bereikbaar.
  • Zowel de Servicedesk als alle andere afdelingen kunnen hun informatie bundelen en worden minder belast met vragen waarop het antwoord direct beschikbaar is. De vragen die gesteld worden, komen via het portal binnen en worden direct doorgezet naar een externe partij of naar de betreffende afdeling.
  • Servicedesk medewerkers worden minder gestoord tijdens het werk door losse e-mails en telefoontjes en hebben dus meer tijd voor complexere taken.
  • De medewerker heeft altijd inzicht in de status van bijvoorbeeld een vraag.
  • Een self service portal is makkelijk uit te breiden met nieuwe functionaliteiten.

Welke diensten bieden veel self service portalen aan?

De meest voorkomende diensten die via een Axxerion self service portal aan medewerkers ter beschikking worden gesteld, zijn de volgende:

  • Informatie verstrekken / FAQ 
    Van diverse afdelingen kan informatie over de belangrijkste onderwerpen vastgelegd worden. Per onderwerp kan:
    • Een samenvatting van de belangrijkste informatie worden gegeven, direct voorzien van een antwoord op veel gestelde vragen. Er kan bijvoorbeeld informatie gedeeld worden over voorzien onderhoud van een lift, het resultaat van een oefening brandveiligheid, verplichte software updates, etc..
    • Aangegeven worden waar aanvullende informatie te vinden is met directe link naar het intranet en/of document.
    • Direct een melding gemaakt worden of informatie getoond worden op welke manier er een melding gemaakt kan worden, eventueel met een directe link naar andere applicaties.
    • Een nieuwsbrief verstrekt worden.
  • Meldingen registeren
    Gebruikers kunnen meldingen maken voor diverse afdelingen, bijv. IT en Facilitair. De gebruiker kan kiezen uit een veel voorkomend melding type (bijvoorbeeld koffieautomaat defect) of kan zelf een melding invoeren. Als de gebruiker begint met typen zal het portal na enkele karakters ingevoerd te hebben, een voorstel doen voor melding typen die aan de ingevoerde term voldoen. Afhankelijk van de melding kan het zijn dat specifieke informatie nodig is om de melding op te kunnen pakken, te denken valt aan een storing met een slagboom. Staat de slagboom open dan kan men er nog door maar als deze dicht is en niet meer open gaat is de prioriteit een stuk hoger. Deze specifieke informatie wordt opgevraagd door bij specifieke meldingen extra velden verplicht in te laten vullen.
    Het werken met melding typen maakt het mogelijk meldingen, al dan niet geautomatiseerd door te zetten naar een interne of externe behandelaar. Deze ontvangt een taak in het self service portal, FMIS, en/of een email ter notificatie.
  • Reservering maken.
    Gebruikers kunnen veel gebruikte ruimtes reserveren. Dit kan in combinatie met apparatuur zoals een beamer en/of catering. De opties die beschikbaar zijn op het self service portal kunnen beperkt worden zodat bijvoorbeeld de trouwzaal niet door iedereen gereserveerd kan worden. De bestelde catering kan automatisch doorgezet worden naar de cateraar of de cateraar kan op het self service portal zelf de bestellingen inzien en afhandelen.
  • Bezoeker(s) aanmelden.
    Een bezoeker kan gelijktijdig met een reservering aangemeld worden maar ook los. Bij een bezoeker kan het kenteken geregistreerd worden indien er kenteken herkenning mogelijk is. De bezoeker kan een notificatie met routebeschrijving ontvangen vanuit het systeem. Het registeren van bezoekers is voor elke organisatie belangrijk omdat het bij een calamiteit inzichtelijk moet zijn wie er in het pand aanwezig zijn.
  • Bestellingen plaatsen.
    Webshops waar een gebruiker mag bestellen kunnen direct vanuit het FMIS benaderd worden. De gebruiker hoeft geen inloggegevens in te geven. Nadat de producten in het winkelmandje besteld zijn, wordt er een order aangemaakt in het FMIS en pas na akkoord van de order wordt de bestelling geplaats bij de leverancier. Er wordt gebruik gemaakt van de OCI koppeling (Open Catalog Interface). De bestellingen kunnen bij diverse websites gedaan worden en alle bestellingen worden gebundeld in het FMIS waardoor er een compleet inzicht is.
  • Inzicht verschaffen.
    Altijd inzicht in de status van bovenstaande onderdelen. Niets is zo vervelend als een melding indienen en niet weten wat de status is. En de andere kant op: het is vaak minder erg als het afhandelen van een melding wat langer duurt, als maar duidelijk is wat de status van een melding is en men weet dat er aandacht voor is.

Nieuwsgierig geworden naar alle mogelijkheden?

Met het dynamische softwarepakket Axxerion hebt u alles in huis om een compleet self service portal in te richten. Wilt u meer informatie over hoe u Axxerion hierbij kunt inzetten of heeft u behoefte om eens te sparren over de ontwikkelingen in de markt? Neem dan contact met mij op!

Lisette Noordhoek-Van Werven, Senior Business Consultant Axxerion bij XXelerate  

Heeft u vragen over één
van onze diensten?

Wilt u de Axxerion software
ervaren tijdens een demo?

Axxerion_scherm5

XXelerate

Heb je vragen over onze diensten of ben je benieuwd naar een samenwerking met Xxelerate? Laat je gegevens achter via het contactformulier of bel direct naar 030 6336109

Waarmee kunnen we je helpen?