Skip to content
city-slider-mobility
Bob Wintering

Bob Wintering

Senior Business Consultant at XXelerate B.V.

De plan-do-check-act cyclus van vastgoedbeheer

Vastgoedbeheer is een uitdagend en dynamisch vak. Er moet steeds meer geleverd worden voor steeds minder geld. Bewoners, huurders en eigenaren worden veeleisender en wensen wijzigen continu. Om dan nog maar niet te spreken over veranderende regelgeving. Hoe pakt u het vastgoedbeheer en onderhoud aan? Hoe komt u van strategie, naar beleid tot uitvoer en rapportage? Hoe blijven uw klanten tevreden en voldoet u aan de (wettelijke) eisen? Lees meer in dit artikel waarin we aan de hand van de welbekende Deming circle een aantal tips delen.

Plan do check act

1. PLAN

Planning – kennis is macht

Als vastgoedbeheerder speelt u continu in op veranderende factoren. De keuzes die u maakt kunnen grote gevolgen hebben voor de toekomst. Bijvoorbeeld een keuze voor een onderhoudspartij. Gaat u onderhoud uitbesteden en voert u zelf de regie of niet? Welk customer service level wilt u nastreven? Hoe meet u het service level?

Al deze keuzes hebben uiteraard ook een financiële impact en ook de gevraagde management informatie is hier van groot belang.
Een flexibele software oplossing helpt enorm om het juiste inzicht en overzicht te verkrijgen en behouden en van ervaringen uit het verleden te leren. Wat kostte het onderhoud van dit pand en welke kosten betroffen dit? Was de kwaliteit van dienstverlening in orde, voldeed mijn leverancier aan de afspraken? Zijn de aspecten m.b.t. wet- en regelgeving voor de vastgoedportefeuille geborgd?

Inventarisatie – kies het juiste detailniveau

Heeft u alle objecten goed in beeld? Weet u exact wat er in uw panden aanwezig is en wat de staat/conditie is van de verschillende onderhoudsgevoelige elementen? Als u een nulmeting heeft laten uitvoeren bent u verzekerd van de juiste informatie en komt u niet voor verrassingen te staan. Bepaal vooraf op welk detail niveau de inventarisatie moet plaatsvinden en bespreek dit met het inspectiebureau. Zo sluit de inventarisatie aan op het niveau waarop u straks moet rapporteren; u wilt voorkomen dat detailinformatie die later nodig blijkt, ontbreekt. Anderzijds wilt u niet onnodig veel detail vastleggen, met alle werkzaamheden om gegevens up to date te houden van dien.

Opstellen meerjaren onderhoudsplan (MJOP) – Zelf doen of uitbesteden?

Als de inspectie is afgerond moet er een onderhoudsplan gemaakt worden om de panden te laten voldoen aan het te voeren beleid. Sommige van onze klanten maken zelf het meerjaren onderhoudsplan, met Axxerion. Maar u kunt het natuurlijk ook uitbesteden aan een onderhoudspartij of adviseur en het opgeleverde MJOP importeren in Axxerion. Denkt u hierbij aan de juiste data opbouw en layout van de aangeleverde gegevens.
Om niet afhankelijk te zijn van uw leverancier, is het belangrijk af te spreken dat de opgeleverde data uw eigendom is. Zo wordt u , in een later stadium, niet afhankelijk van derden.

Opstellen jaarplan – Niet in beton gegoten

Nadat het plan is opgesteld kan er voor het komende jaar een operationeel jaarplan gemaakt worden. Betrek lokale medewerkers of gebruikers van het pand om te weten wat er komend jaar écht noodzakelijk is, zij kennen de wensen en weten wat echt niet langer kan wachten. Houd hierbij wel de (objectieve) resultaten van de nulmeting in de gaten, om te voorkomen dat individuele wensen de boventoon gaan voeren.

Bij het opstellen van het jaarplan kunnen ook andere zaken spelen, bijvoorbeeld de visie om als organisatie te verduurzamen. Dat kan betekenen dat bepaalde vervangingen naar voren moeten worden gehaald of duurder uitvallen door andere materiaalkeuzes of toepassing. Ook hierbij is het hebben van een flexibel software systeem een uitkomst, want de verschillende scenario’s kunnen snel worden doorberekend en de impact helder en inzichtelijk is.

2. DO

Aanbesteden werkzaamheden – Goedkoop is geen goede koop

Als het jaarplan is vastgesteld kan men met behulp van de software de verschillende taken per discipline gecategoriseerd worden. De verschillende categorieën kunnen zo heel gericht worden aanbesteed en de aanbiedingen daarna ook eenvoudig worden vergeleken op verschillende aspecten, waarbij prijs zeker niet doorslaggevend is voor veel klanten. Men wil vooral zekerheid dat het werk op de goede manier, geconfirmeerd aan de eisen en tegen de juiste prijs, wordt verricht.

Wanneer de leveranciers zijn gekozen worden de werkopdrachten voor het uitvoeren van werk vanuit het MJOP rechtstreeks per post of mail naar de leverancier verstuurd, voorzien van de informatie die u op de uiteindelijke factuur terug wilt zien. Zo is een geautomatiseerde aansluiting met de boekhouding mogelijk en heeft u gedetailleerd inzicht in budget versus realisatie per pand, kostensoort, etc..

3. CHECK

Controle en rapportage – Meten is weten

Onze klanten hebben de ervaring dat onderhoudswerkzaamheden lang niet altijd conform contractuele afspraken worden uitgevoerd. Enerzijds wil men het geplande werk kunnen afmelden in een geautomatiseerd systeem, anderzijds is het advies daarbij om dit pas te doen als (bv na visuele inspectie) bevestigd is dat het werk daadwerkelijk conform afspraak is uitgevoerd.

Enkele van onze klanten besparen veel geld door storingen af te kopen bij hun leveranciers. Dit zorgt ervoor dat leveranciers uitgedaagd worden om storingen te voorkomen, omdat dit hen anders geld kost. Ook hierbij kan informatie over kosten in het verleden, helpen om een goed contract af te sluiten.

Bij de uitvoer van het onderhoud zal er in het operationele proces data vergaard worden waarmee sturing gegeven en beleid gemaakt kan worden voor de korte en lange termijn.

4. ACT

Bijstellen van het vastgoedbeleid – De juiste balans

Jaarlijks start de cyclus van voor af aan en wordt het vastgoedbeleid onder de loep genomen als de budgetten en plannen voor komend jaar bekend zijn. O.b.v. de eerder vergaarde informatie kunnen wijzigingen doorgevoerd worden in het plan voor de komende jaren. Zo kunnen (door storingen en incidenten) werkzaamheden naar voren gehaald zijn of zijn bepaalde zaken juist uitgesteld. M.b.v. rapportages over het afgelopen jaar is het aanpassen van het onderhoudsplan voor de komende jaren een heldere taak. De uitgevoerde werkzaamheden hebben een nieuwe aangepaste planning tot gevolg.

Het vastgoedbeleid en de begroting wordt waar nodig bijgesteld aan de hand van de nieuwe inzichten, wettelijke regelgeving en koers van de onderneming. Hier komt veel ervaring en gevoel bij kijken, ondersteund door de juiste hulpmiddelen en informatie.

Axxerion

Met het dynamische softwarepakket Axxerion bent u altijd en overal op de hoogte van de actuele status. Bij een huurdersoverleg heeft u inzicht in de actuele storingen, lopende werken of diensten. Daarnaast kunt u altijd acteren op vragen over de status m.b.t. keuringen en inspecties, waarbij certificaten, rapporten en registratie van uitgevoerd onderhoud altijd bij de hand heeft. Via een huurders- of leveranciersportaal kunnen gegevens ook door de gebruikers of derden zelf ingezien worden.

Wilt u meer informatie over hoe u Axxerion kunt inzetten bij het beheren van uw vastgoed? Of heeft u behoefte om eens te sparren over de ontwikkelingen in de markt?

Neem dan contact met mij op!

 

Heeft u vragen over één
van onze diensten?

Wilt u de Axxerion software
ervaren tijdens een demo?

Axxerion_scherm5

XXelerate

Heb je vragen over onze diensten of ben je benieuwd naar een samenwerking met Xxelerate? Laat je gegevens achter via het contactformulier of bel direct naar 030 6336109

Waarmee kunnen we je helpen?