Skip to content
axxerion-corona
Joram Adelaar

Joram Adelaar

Senior Business Consultant at XXelerate B.V.

Facility Management KPI’s

Key performance indicators, of KPI’s, zijn gegevens die facility managers belangrijke informatie geven over de status van de faciliteiten die ze beheren, over de efficiëntie van hun afdeling en over de mate waarin gestelde doelstellingen behaald worden. KPI’s helpen bij het identificeren van probleemgebieden en maken nadere analyse van eventuele issues op het gebied van tevredenheid, betrouwbaarheid, duurzaamheid, veiligheid en naleving van de regelgeving mogelijk. Daarnaast geven KPI’s inzicht in de mate waarin gemaakte plannen daadwerkelijk tot verbetering leiden.

Key Performance Indicators worden vaak gezien als een synoniem voor statistieken, maar er is een verschil. Statistieken zijn afzonderlijke gegevens zonder doel, terwijl KPI’s metingen zijn die tonen in hoeverre doelstellingen worden behaald. KPI’s kunnen gebruik maken van meerdere statistieken om één samenhangende meting te maken. Een meting van de totale onderhoudskosten kan bijvoorbeeld een statistiek zijn, terwijl kosten voor gepland onderhoud versus kosten voor correctief onderhoud een KPI kan zijn.

KPI’s ondersteunen een facilitair beheerder, door concrete gegevens te geven die precies laten zien hoe een bepaald onderdeel presteert. Die gegevens kunnen gebruikt worden bij overleggen en kunnen aanleiding zijn tot verandering. KPI’s die in de loop van de tijd worden gemonitord helpen organisaties doelen te stellen – en te halen – op basis van data. Data driven. KPI’s zijn bij uitstek geschikt voor het hanteren van de Deming circle: Plan – Do – Check – Act.

XXelerate houdt zich dagelijks bezig met het implementeren van Facilitair Management Informatie Systemen (FMIS) bij uiteenlopende opdrachtgevers. In dit blog geven we een overzicht van KPI’s die wij regelmatig bij opdrachtgevers tegenkomen.

1. Tevredenheidsscore

Ongelukkige medewerkers of interne klanten kunnen een symptoom zijn van onderliggende problemen. Een lage tevredenheidsscore kan aanleiding zijn voor nader onderzoek naar de oorzaak waarna deze gericht kan worden aangepakt.

2. Productiviteit van medewerkers

De productiviteit van uw personeel geeft aan hoe goed uw medewerkers taken op tijd kunnen uitvoeren. Als de productiviteit laag is (of lijkt), is het van belang snel te onderzoeken wat de oorzaak hiervan is.

3. Oplostijd

De tijd die nodig is om onderhoudswerkzaamheden (meldingen, werkorders) te voltooien is afhankelijk van vele factoren. Als het gemiddeld lang duurt voordat een werkorder is afgehandeld kan dat vele oorzaken hebben; werkorders worden niet juist of snel genoeg toegewezen, de behandelaar heeft het te druk, mandaat aanvragen worden niet goedgekeurd, etc.. Het is belangrijk dat u een systeem heeft dat nadere analyse hiervan mogelijk maakt.

4. Reactietijd

Hoe snel wordt er op een nieuwe storing of melding gereageerd? Hoe verhoudt dit zich tot de gemaakte afspraken (Service Level Agreement)? U wilt snel genoeg reageren, maar niet sneller dan noodzakelijk.

5. Bruto facilitaire kosten per beheerde m²

Het meten van bruto FM-kosten per vierkante meter geeft een facility manager een indicatie van hoeveel budget benodigd is om de faciliteit draaiende te houden én of de operatie efficient verloopt. Het loont de moeite om deze KPI’s gedurende langere tijd te monitoren, met de mogelijkheid te analyseren waar eventuele pieken (of dalen!) vandaan komen.

6. Preventief onderhoud versus correctief onderhoud

Idealiter besteedt een organisatie meer tijd aan gepland onderhoud dan aan correctief onderhoud. Als de tijd die u besteedt aan reactief onderhoud boven een bepaalde drempel komt in vergelijking met uw preventief onderhoud is het wellicht nodig preventief onderhoud meer aandacht te geven en zo het vaak duurdere correctieve onderhoud te voorkomen.

7. Aantal ontvangen meldingen

Een groot aantal (storings)meldingen kan erop wijzen dat er op enig vlak onvoldoende kwaliteit wordt geleverd. Het aantal en de aard van deze klachten geeft een waardevol inzicht voor verdere analyse.

8. Onderhoudskosten per m²

Inzicht in onderhoudskosten per vierkante meter geeft de facility manager een indicatie van het budget dat benodigd is. Bovendien kan het bijhouden van deze KPI na verloop van tijd inzicht geven in de vraag of processen efficienter, of juist minder efficient verlopen. Toenemende kosten maken nader onderzoek naar de status van inventaris, efficiëntie van processen en kosten van ingekochte middelen of diensten, noodzakelijk.

9. Operationele kosten per m²

Operationele kosten per vierkante meter geven facility managers een idee van hoe goed hun inventaris wordt onderhouden, hoe efficiënt medewerkers of leveranciers worden ingezet en welke budgettaire veranderingen eventueel nodig kunnen zijn. Als de bedrijfskosten in de loop van de tijd stijgen kan er een probleem zijn met de manier waarop activa worden onderhouden. Als ze afnemen, kan het aantonen dat de ingezette veranderingen een positief effect hebben.

10. Nutskosten per m²

Nutskosten per vierkante meter tonen de hoeveelheid elektriciteit, verwarming, koeling, etc. die nodig zijn om de faciliteit draaiende te houden. Significante dalingen of stijgingen in de tijd aanleiding zijn voor nader onderzoek en het opnieuw beoordelen van leverancierscontracten.

11. Schoonmaakkosten per m²

Het schoonhouden van apparatuur en werkplekken is belangrijk, maar wel tegen een aanvaarbare prijs. Ook hier kunnen significante dalingen of stijgingen in de tijd aanleiding zijn voor nader onderzoek en het opnieuw beoordelen van leverancierscontracten. Ook medewerker of klant tevredenheid op dit vlak speelt hier een rol in.

axxerion-scherm-meldingen

Axxerion is volledig toegerust om over de besproken KPI’s te rapporteren. Bent u benieuwd wat Axxerion voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.

Joram Adelaar, senior business consultant XXelerate B.V.

Joram Adelaar

Joram Adelaar

Vragen? Bel mij via 030 6336109

Deel dit bericht

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email