Skip to content
fmis-vastgoed-blog-2
Andre Steenbergen

Andre Steenbergen

Managing Director & Owner at XXelerate B.V.

Top 5 meest voorkomende risico’s bij de implementatie van een FMIS

XXelerate houdt zich dagelijks bezig met implementatie van FMIS systemen. Uit alle trajecten hebben wij een top 5 samengesteld van de meest voorkomende risico’s die wij zien bij het opstarten van een nieuw implementatietraject. Als deze risico’s tijdig helder zijn, kan een organisatie zich hierop tijdig voorbereiden en maatregelen nemen zodat het risico geen werkelijkheid wordt.

1. Medewerkers van de klantorganisatie worden onvoldoende vrijgespeeld, project duurt langer

Tijdens het implementatie traject is het essentieel dat medewerkers van de klant organisatie voldoende tijd beschikbaar hebben om hun aandeel in het project te leveren. Doordat dit vaak medewerkers zijn die een sleutelpositie binnen het bedrijf innemen, zijn zij vaak druk bezet met de dagelijkse werkzaamheden en hebben geen zij daarnaast weinig tijd over voor een implementatieproject. Zij zijn echter onmisbaar voor het verzamelen van de stamdata, input leveren over hoe de verschillende geraakte processen moeten lopen, hoe de financiële administratie eruit ziet, het testen van de oplossing, maken van keuzes, beantwoorden van vragen, etc.. Zonder hun bijdrage kan het project geen voortgang boeken.

Een maatregel hierop kan zijn om deze project medewerkers een vaste dag in de week vrij te spelen voor het project en dit aan de rest van de organisatie kenbaar te maken. De steun van het management is hierbij onmisbaar.

2. Datakwaliteit onvoldoende

Ten behoeve van een inkooptraject wilt u weten hoeveel m2 vloeroppervlak uw panden hebben. U wilt factureren maar het email adres van uw klant is niet bekend. U wilt een meerjaren onderhoudsplan maken maar de onderhoudsgevoelige elementen in éen van uw panden is niet recentelijk geïnventariseerd.
Bij veel organisaties is datakwaliteit een punt van zorg. Gegevens ontbreken, zijn niet betrouwbaar of niet up-to-date. De overgang naar een (nieuw) systeem is vaak een moment om de kwaliteit van de data eens onder de loep te nemen, immers “garbage in = garbage out”. En het is fijn met een schone lei te beginnen. Ook al wordt de data ook op consistentie gecheckt als deze in Axxerion wordt geïmporteerd of ingevoerd, als onjuiste data naar het nieuw geïmplementeerde systeem overgezet wordt, zullen rapportages niet kloppen en zal het systeem niet de verwachte resultaten geven.

Of uw data nu in een spreadsheet of in een ander systeem is opgeslagen, het is belangrijk tijdig te beginnen met de controle van de data op:
• Actualiteit
• Volledigheid
• Accuraatheid
• Consistentie
• Begrijpelijkheid
• Uniciteit (geen dubbelingen)

3. Gewenste functionaliteit is onvoldoende duidelijk

Als gestart wordt met een implementatie traject kan het voorkomen dat onvoldoende duidelijk beschreven is, wat de wens van een klant exact is. Een programma van eisen is vaak op hoofdlijn beschreven en ook een functioneel ontwerp is vaak niet 100% compleet en SMART. In sommige projecten wordt pas gaandeweg duidelijk, waardoor er veel veranderingen tijdens of na het project doorgevoerd moeten worden, met langere doorlooptijd en onverwachte kosten.

XXelerate hanteert daarom een Agile, stapsgewijze aanpak van het implementatie project. We beginnen met de modules waarmee de stamdata geadministreerd wordt (gebouwen, ruimtes, contacten, etc.) en gaan vervolgens verder met de overige functionele modules. Voor iedere module toetsen we wat de wens van de klant is. Hier zijn een aantal methoden voor, we kiezen de methode die het beste bij de klant en diens situatie past.

Er zijn echter ook zaken die een klant van tevoren kan doen om te helpen dit risico te mitigeren, namelijk:

  • Procesbeschrijvingen maken of verzamelen
  • Inventariseren welke gegevens velden geregistreerd moeten worden
  • Inventariseren welk functionaris welke autorisaties mag krijgen

Als dat niet van tevoren is gedaan, ondersteunt XXelerate u hierbij.

4. Implementatie = verandering = weerstand

Nagenoeg ieder implementatie project zorgt voor een verandering in de organisatie van de klant, klein of groot. Ook als de klant al een IT systeem heeft voor de ondersteuning van processen. Dit komt, omdat in het verleden gemaakte keuzes tijdens de implementatie van een nieuw systeem weer tegen het licht worden gehouden en met de kennis en mogelijkheden van nu wellicht tot nieuwe inzichten leiden. Waar in het verleden iedere melding telefonisch binnenkwam bij een centrale service desk, worden meldingen nu door een melder zelf ingediend op een portaal op het intranet, waarbij bepaalde typen meldingen zonder verdere tussenkomst van een medewerker automatische doorgezet worden naar een externe leverancier.
Dit zorgt voor een andere manier van werken, waar medewerkers zich op moeten instellen en aan moeten werken. Dit kan weerstand oproepen bij medewerkers wat de acceptatie en het gebruik van het nieuwe systeem niet ten goede komt.
Hier kunnen bijvoorbeeld de volgende maatregelen op genomen worden:
  • Het project krijgt uitdrukkelijke steun van het management, bijvoorbeeld uitgesproken tijdens de kickoff
  • De medewerkers worden voorbereid op het project
  • De medewerkers worden nauw betrokken bij het project en kunnen mee-beslissen over de inrichting

5. Onvoldoende inzicht in details m.b.t. gewenste koppelingen

Hoewel de functionaliteit van Axxerion zeer uitgebreid is en de functionaliteit van veel losse pakketten kan overnemen, toch wordt bij nagenoeg iedere implementatie gevraagd om geautomatiseerde koppelingen met andere IT systemen te realiseren. Dit kan zijn met een financieel pakket, HR systeem, gebouwbeheer systeem, rapportage omgeving, etc..

Axxerion is een zeer open systeem en kan op veel verschillende manieren met andere IT oplossingen “communiceren”. Vaak is aan het begin van een implementatie traject alleen bekend dat er gekoppeld moet worden met een ander systeem, maar niet precies hoe. Omdat het koppelen van IT systemen erg nauw luistert, is het zaak dat de precieze specificaties volledig uitgewerkt worden, voordat begonnen worden met de realisatie.

Wilt u meer weten over dit onderwerp, of over Axxerion, neem dan contact met mij op.

André Steenbergen, directeur XXelerate B.V.

Heeft u vragen over één
van onze diensten?

Wilt u de Axxerion software
ervaren tijdens een demo?

Axxerion_scherm5

XXelerate

Heb je vragen over onze diensten of ben je benieuwd naar een samenwerking met Xxelerate? Laat je gegevens achter via het contactformulier of bel direct naar 030 6336109

Waarmee kunnen we je helpen?