Skip to content

Wat is een FMIS?

Wat is een FMIS en vooral: wat kan het allemaal? In dit artikel zetten we de functies van een FMIS uiteen.

Wilt u meer weten over FMIS systemen?

Wat is een FMIS?

Onderstaand een opsomming van veel gebruikte functionaliteiten in een facility management informatie systeem. Axxerion biedt al deze functionaliteit in 1 compleet en geïntegreerd pakket. Wilt u niet alle functionaliteit in gebruik nemen? Geen probleem, de niet-gebruikte functies worden voor u verborgen.

  • Contacten beheer – beheer van alle gegevens van relevante contacten, zowel personen als bedrijven. Het versturen van mailings aan geselecteerde groepen.
  • Meldingen – indienen, doorzetten, behandelen en volgen van de status van meldingen, met een hoge automatiseringsgraad. Dit kunnen KWIS meldingen zijn (klacht, wens informatie, storing), maar ook arbo meldingen, calamiteiten registraties, klanttevredenheidsonderzoeken en enquêtes.
  • Reserveren – reserveren van vergaderzalen, inventaris items, bedrijfsmiddelen, catering, etc., inclusief mogelijkheden om reserveringen uit te factureren naar b.v. externe partijen.
  • Bezoekers – aan- en afmelden van bezoekers inclusief het reserveren van een parkeerplaats. Zo is ten allen tijde bekend wie er wanneer in uw pand zijn of waren.
  • Catering – bestellen van catering voor vergaderingen en bijeenkomsten, bij een interne of externe leverancier.
  • Vastgoed beheer – registratie van alle relevante informatie over complexen, gebouwen en ruimtes, percelen, zodat efficiënte aansturing van onderhoudspartijen mogelijk is, maar ook centrale inkoop wordt gefaciliteerd.
  • Onderhoud – van vastgoed objecten en gerelateerde onderhoudsgevoelige elementen maar ook van inventaris items, bedrijfsmiddelen, etc. met daarbij de mogelijkheid tot het (repeterend) plannen van preventief onderhoud en keuringen.
  • Contract management – beheer van contracten met leveranciers, klanten of huurders, etc., inclusief indexatie en facturatie en met zelf in te stellen notificaties voor belangrijke momenten.
  • Facturatie – van verhuurde objecten en ruimtes, bestellingen, doorbelasting, etc..
  • Werkorders – voor correctief, preventief en planmatig onderhoud, inclusief de financiële vastlegging.
  • MJOP – meer jaren onderhoud planning van vastgoed en daaraan gerelateerde onderhoudsgevoelige elementen, maar ook van bedrijfsmiddelen (b.v. bedrijfsvoertuigen of machines).
  • Wet- en regelgeving – dashboard dat grip geeft op alle activiteiten die verricht moeten worden in het kader van wet- en regelgeving (keuringen, certificaten, onderhoudsrapportages, etc.).
  • Bestellingen / inkoop / voorraadbeheer – centrale inkoop van middelen, al dan niet geautomatiseerd.
  • Energiebeheer– overzicht van de CO2 uitstoot in de tijd, inzicht in het effect van investeringen op de CO2 uitstoot.
  • Inventarisbeheer, sleutelbeheer – beheer en uitleen registratie van inventaris zoals beamers, IT middelen, sleutels, toegangspassen of bedrijfsfietsen. In het geval van sleutels is ook een sluitplan mogelijk.
  • Voorraad beheer – beheer van voorraden van middelen inclusief het (automatisch) bestellen van middelen om de voorraad op peil te houden.
  • Document management – beheer van alle soorten documenten zoals kwaliteitshandboek, verzekeringen, vergunningen en borgingsdocumenten, maar ook tekeningen en contracten.
  • Projecten en urenstaten – het organiseren van werk of werkorders in projecten met een taken structuur, registratie van uren en kosten, gekoppeld aan de financiële administratie, inclusief de mogelijkheid tot tijd schrijven.
  • Boekhouding – boekhoud module ten behoeve van de financiële administratie of de aansluiting daarop.
  • Self-service portaal – hierover hebben wij een separaat blog op deze website.
  • Rapportage, dashboards – hoe completer het FMIS, hoe completer de rapportages en dashboard zijn die het FMIS kan leveren.

Voorbeelden van geavanceerde FMIS oplossingen

Automatisch matchen en betaalbaar stellen inkomende facturen

Voor een onderwijs instelling hebben wij een geavanceerde koppeling met een financieel pakket (in dit geval ProActive) gerealiseerd, zodat in de financiële administratie een compleet en gedetailleerd beeld over alle verplichtingen opgebouwd kan worden. Verder zorgt deze koppeling ervoor dat ontvangen facturen automatisch en dus snel gematched en betaalbaar gesteld kunnen worden. Een activiteit die voor de realisatie van deze koppeling zeer veel tijd in beslag nam is nu met een druk op een knop uit te voeren.

Automatisch afhandelen van meldingen

Voor een grote dienstverlener op facilitair gebied hebben wij Axxerion gekoppeld aan een Gebouw Beheer Systeem (GBS). Dit GBS ontvangt storingsmeldingen van installaties in het gebouw (bijvoorbeeld de draaideur bij de hoofdingang). De meldingen worden automatisch doorgezet naar Axxerion. In Axxerion worden deze meldingen  op basis van het object van de melding en het type melding, automatisch naar de juiste externe leverancier doorgezet. De leverancier heeft toegang tot de details van de melding via een self service portaal, waarin de leverancier status van de melding bijhoudt. Axxerion registreert en rapporteert of de melding tijdig (binnen een Service Level Agreement) is opgepakt en afgehandeld.

Als een melding door een persoon is ontvangen, krijgt deze persoon na afhandeling van de melding een mail, waarmee zij hun tevredenheid over de afhandeling kunnen aangeven, door middel van 0-5 sterren. Op basis hiervan én de mate waarin de afgesproken oplostijden zijn gehaald, genereert Axxerion een rapport dat input is voor de kwartaal beoordelingen van leveranciers.

Bezoekers

Een groot consultancy bureau wil bezoekers graag zeer gastvrij ontvangen, gebruik makend van de laatste technologie. Als een bezoeker zich bij de slagboom van de parkeergarage van het pand meldt, wordt diens kenteken gescand. Axxerion krijgt een signaal dat een bezoeker met een bepaald kenteken is gearriveerd. Axxerion controleert dit tegen de bezoekers die zijn aangemeld en matcht dit met de gegevens die daarbij zijn ingevoerd. Axxerion weet vervolgens wie er komt, voor wie de bezoeker komt en eventueel of de bezoeker iets wil drinken en wat – bijvoorbeeld koffie, thee of water wil en hoe dit geserveerd moet worden. Axxerion laat dit weten aan de receptie zodat er bijvoorbeeld een heerlijke cappuccino voor de gast klaarstaat. Verder krijg de persoon voor wie de gast komt, automatisch bericht dat de gast is gearriveerd.

Uitbaten multifunctionele accommodatie

Een grote dienstverlener heeft een multifunctionele accommodatie (algemene ruimtes, maar ook specifieke zoals een sporthal, gymzalen, peuterspeelzaal) waar ruimtes gebruikt worden voor diverse verschillende activiteiten. Particulieren, overheidsinstanties en bedrijven kunnen deze ruimtes gebruiken voor eenmalige evenementen (een VVE vergadering), maar ook voor wekelijkse activiteiten (bijvoorbeeld zaalvoetbal). De klanten kunnen niet alleen een ruimte boeken, maar ook catering en audiovisuele middelen bij bestellen. Voor de eenmalige boeking krijgen de klanten een bevestiging die automatisch per email wordt verzonden. Na de activiteit kunnen de klanten contant afrekenen, of ze krijgen een factuur. Deze facturatie volgt automatisch uit de gegevens die bij de boeking zijn vastgelegd.

De klanten die wekelijks een vergelijkbare activiteit organiseren, Krijgen vooraf een bevestiging van alle boekingen en bestellingen. Per maand kunnen zij een verzamelfactuur krijgen van alle verschillende boekingen. Deze facturatie gegevens volgen automatisch vanuit de gemaakte reserveringen. De beheerder van de multifunctionele accommodatie kan zijn werkzaamheden concentreren op de uitvoering en de ontvangst van de mensen. De financiële administratieve werkzaamheden zijn door de toepassing van Axxerion gereduceerd tot slechts 2 uur maand.

Onderhoud wagenpark

Een grote pakketbezorger heeft zijn wagenpark vastgelegd in Axxerion. Voor het wagenpark is het van belang, dat het onderhoud en APK tijdig plaatsvindt. Bij het vastleggen van de wagen of oplegger kan direct een onderhoudspatroon worden aangemaakt in Axxerion. De hieruit voortkomende werkorders worden vervolgens automatisch aangemaakt en de betrokken medewerkers ontvangen notificaties, zodat zij tijdig weten wanneer het preventieve onderhoud plaats moet vinden. Ook de onderhoudspartij wordt automatisch bepaald aan de hand van de type werkzaamheden en de fabrikant. De constructeur ontvangt de opdrachten via het proces dat is ingeregeld in Axxerion. De kosten van dit onderhoud worden netjes bijgehouden en zijn hierdoor inzichtelijk voor verschillende bedrijfsonderdelen. Ook schades en correctief onderhoud wordt via Axxerion geregistreerd en de kosten zijn hierdoor altijd inzichtelijk.

Nieuwsgierig geworden naar alle mogelijkheden?

Met het flexibele cloud softwarepakket Axxerion hebt u een zeer compleet FMIS in huis. Wilt u meer informatie over hoe u Axxerion hierbij kunt inzetten of heeft u behoefte om eens te sparren over de ontwikkelingen in de markt? Neem gerust contact met ons op.

Wilt u snel starten? Neem contact op!