De mogelijkheden van een self service portal

De meest voorkomende diensten die via een Axxerion self service portal aan medewerkers ter beschikking worden gesteld, zijn de volgende:

• Informatie verstrekken / FAQ 
  Van diverse afdelingen kan informatie over de belangrijkste onderwerpen vastgelegd worden. Per onderwerp kan:
  • Een samenvatting van de belangrijkste informatie worden gegeven, direct voorzien van een antwoord op veel gestelde vragen. Er kan bijvoorbeeld informatie gedeeld worden over voorzien onderhoud van een lift, het resultaat van een oefening brandveiligheid, verplichte software updates, etc..
  • Aangegeven worden waar aanvullende informatie te vinden is met directe link naar het intranet en/of document.
  • Direct een melding gemaakt worden of informatie getoond worden op welke manier er een melding gemaakt kan worden, eventueel met een directe link naar andere applicaties.
  • Een nieuwsbrief verstrekt worden.
• Meldingen registeren
  Gebruikers kunnen meldingen maken voor diverse afdelingen, bijv. IT en Facilitair. De gebruiker kan kiezen uit een veel voorkomend melding type (bijvoorbeeld koffieautomaat defect) of kan zelf een melding invoeren. Als de gebruiker begint met typen zal het portal na enkele karakters ingevoerd te hebben, een voorstel doen voor melding typen die aan de ingevoerde term voldoen. Afhankelijk van de melding kan het zijn dat specifieke informatie nodig is om de melding op te kunnen pakken, te denken valt aan een storing met een slagboom. Staat de slagboom open dan kan men er nog door maar als deze dicht is en niet meer open gaat is de prioriteit een stuk hoger. Deze specifieke informatie wordt opgevraagd door bij specifieke meldingen extra velden verplicht in te laten vullen.
  Het werken met melding typen maakt het mogelijk meldingen, al dan niet geautomatiseerd door te zetten naar een interne of externe behandelaar. Deze ontvangt een taak in het self service portal, FMIS, en/of een email ter notificatie.
• Reservering maken.
  Gebruikers kunnen veel gebruikte ruimtes reserveren. Dit kan in combinatie met apparatuur zoals een beamer en/of catering. De opties die beschikbaar zijn op het self service portal kunnen beperkt worden zodat bijvoorbeeld de trouwzaal niet door iedereen gereserveerd kan worden. De bestelde catering kan automatisch doorgezet worden naar de cateraar of de cateraar kan op het self service portal zelf de bestellingen inzien en afhandelen.
• Bezoeker(s) aanmelden.
  Een bezoeker kan gelijktijdig met een reservering aangemeld worden maar ook los. Bij een bezoeker kan het kenteken geregistreerd worden indien er kenteken herkenning mogelijk is. De bezoeker kan een notificatie met routebeschrijving ontvangen vanuit het systeem. Het registeren van bezoekers is voor elke organisatie belangrijk omdat het bij een calamiteit inzichtelijk moet zijn wie er in het pand aanwezig zijn.
• Bestellingen plaatsen.
  Webshops waar een gebruiker mag bestellen kunnen direct vanuit het FMIS benaderd worden. De gebruiker hoeft geen inloggegevens in te geven. Nadat de producten in het winkelmandje besteld zijn, wordt er een order aangemaakt in het FMIS en pas na akkoord van de order wordt de bestelling geplaats bij de leverancier. Er wordt gebruik gemaakt van de OCI koppeling (Open Catalog Interface). De bestellingen kunnen bij diverse websites gedaan worden en alle bestellingen worden gebundeld in het FMIS waardoor er een compleet inzicht is.
• Inzicht verschaffen.
  Altijd inzicht in de status van bovenstaande onderdelen. Niets is zo vervelend als een melding indienen en niet weten wat de status is. En de andere kant op: het is vaak minder erg als het afhandelen van een melding wat langer duurt, als maar duidelijk is wat de status van een melding is en men weet dat er aandacht voor is.