DE AXXERION SPECIALIST!
DE AXXERION SPECIALIST!
Allereerst twee termen uitgelegd.
Een Integraal Werkplek Management Systeem is een softwareplatform dat organisaties helpt bij het beheren en optimaliseren van hun vastgoedportfolio, faciliteiten en middelen.
IWMS-oplossingen bieden een gecentraliseerd systeem voor het beheer van verschillende aspecten van een werkplek, waaronder ruimtegebruik, onderhoud, leasebeheer, duurzaamheid en meer.
De belangrijkste functies van een IWMS zijn:
Ruimtebeheer: een IWMS stelt organisaties in staat hun fysieke ruimte efficiënt te beheren, inclusief het volgen van bezetting, ruimtegebruik, plattegronden en toewijzing van ruimte aan verschillende afdelingen of teams.
Werkplekservices: IWMS kan functionaliteit bieden voor het beheer van verschillende werkplekservices, zoals bezoekersbeheer, serviceverzoeken en kamerreserveringen.
Middelen- en onderhoudsbeheer: een IWMS helpt bij het volgen en beheren van de activa en apparatuur van de organisatie, het plannen van onderhoudstaken en het beheren van werkorders.
Contractbeheer: een IWMS stelt organisaties in staat hun overeenkomsten te beheren, belangrijke data en voorwaarden bij te houden en processen te stroomlijnen.
Duurzaamheid: IWMS-oplossingen bevatten vaak functies voor het bewaken en analyseren van energieverbruik, koolstofemissies, afvalbeheer en andere duurzaamheidsstatistieken, waardoor organisaties hun milieuprestaties kunnen volgen en verbeteren.
Verhuizingsbeheer: IWMS helpt bij het beheer van kantoorverhuizingen, herconfiguraties en renovaties, inclusief het plannen en volgen van de logistiek en kosten die aan deze activiteiten zijn verbonden.
Door deze verschillende functies in één enkel platform te integreren, stelt een IWMS organisaties in staat hun activiteiten te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en data gedreven beslissingen te nemen over hun vastgoed- en facilitair beheer. Het biedt een uitgebreid overzicht van de werkplek, wat een betere toewijzing van middelen, kostenbeheersing en algehele productiviteit mogelijk maakt.
Onderstaand een opsomming van veel gebruikte functionaliteiten in een facility management informatie systeem. Axxerion biedt al deze functionaliteit in 1 compleet en geïntegreerd pakket. Wilt u niet alle functionaliteit in gebruik nemen? Geen probleem, de niet-gebruikte functies worden voor u verborgen.
FMIS staat voor Facilitair Management Informatie Systeem. Het is een softwaresysteem dat is ontworpen om het beheer en de werking van faciliteiten en bedrijfsmiddelen binnen een organisatie te ondersteunen.
Een FMIS biedt een gecentraliseerd platform voor facilitaire managers en hun teams om verschillende functies met betrekking tot facilitair beheer te stroomlijnen en te automatiseren.
De belangrijkste functies van een FMIS zijn:
Werkorderbeheer: een FMIS stelt facilitair managers in staat om werkorders voor onderhoud, reparaties en andere facilitaire taken aan te maken, toe te wijzen en te volgen. Het helpt het werkorderproces te stroomlijnen, de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat taken tijdig worden voltooid.
Asset Management: een FMIS helpt organisaties bij het beheren van hun fysieke bedrijfsmiddelen, zoals apparatuur, machines en infrastructuur. Het biedt functionaliteiten voor het volgen van activa-informatie, onderhoudsschema’s, activageschiedenis en levenscyclusbeheer.
Preventief onderhoud: een FMIS stelt organisaties in staat om preventieve onderhoudstaken te plannen en te beheren om het regelmatige onderhoud van faciliteiten te garanderen. Het helpt bij het plannen van onderhoudsactiviteiten, het volgen van de onderhoudsgeschiedenis en het verbeteren van de algehele betrouwbaarheid en prestaties van bedrijfsmiddelen.
Toewijzing van middelen: een FMIS helpt bij het beheer van middelen binnen faciliteiten, zoals kamers, apparatuur en voorraden. Hiermee kunnen facilitaire managers de beschikbaarheid volgen, reserveringen plannen en het gebruik van resources optimaliseren.
Ruimtebeheer: FMIS-oplossingen bevatten mogelijkheden voor ruimtebeheer, waardoor organisaties hun fysieke ruimte kunnen beheren en volgen. Dit omvat ruimtetoewijzing, bezettingsregistratie, plattegronden en gebruiksanalyse.
Rapportage en analyse: een FMIS biedt rapportage- en analysetools om inzichten te genereren en key performance indicators (KPI’s) met betrekking tot facility management te monitoren. Dit helpt bij het nemen van op gegevens gebaseerde beslissingen, het identificeren van verbeterpunten en het optimaliseren van de toewijzing van middelen.
Over het algemeen helpt een FMIS bij het stroomlijnen van faciliteitenbeheerprocessen, het verbeteren van de efficiëntie en het verbeteren van het algehele onderhoud en de werking van faciliteiten. Het wordt voornamelijk gebruikt door facilitaire managers en hun teams om ervoor te zorgen dat faciliteiten goed worden onderhouden, middelen effectief worden beheerd en operaties soepel verlopen.
IWMS (Integrated Workplace Management System) en FMIS (Facilities Management Information System) zijn beide softwaresystemen die organisaties helpen hun faciliteiten en middelen te beheren. Hoewel er enige overlap is in functionaliteit, zijn er belangrijke verschillen tussen de twee:
Functionaliteit / scope: een IWMS heeft een bredere scope dan een FMIS. Een IWMS omvat niet alleen facilitair beheer, maar integreert ook verschillende aspecten van vastgoedbeheer, ruimtelijke ordening, huurbeheer en duurzaamheid. Het geeft een uitgebreider beeld van de werkplek en het beheer ervan.
Hoewel zowel een IWMS als een FMIS zijn ontworpen om faciliteitenbeheer te ondersteunen, biedt een IWMS over het algemeen een bredere set functies en functionaliteit, waarbij verschillende aspecten van vastgoed- en werkplekbeheer worden geïntegreerd. Een FMIS is meer gericht op de specifieke behoeften van facilitair beheer en dekt mogelijk niet dezelfde breedte aan functionaliteiten als een IWMS.
Hoewel we Axxerion vaak een FMIS noemen is het in feite een IWMS. Axxerion is veel breder dan een FMS. We noemen Axxerion echter vsaak een FMIS omdat deze term voor veel mensen bekender is dan IWMS. Zo bevat Axxerion onsder andere de volgende functionaliteiten:
Contacten beheer – beheer van alle gegevens van relevante contacten, zowel personen als bedrijven. Het versturen van mailings aan geselecteerde groepen.
Meldingen – indienen, doorzetten, behandelen en volgen van de status van meldingen, met een hoge automatiseringsgraad. Dit kunnen KWIS meldingen zijn (klacht, wens informatie, storing), maar ook arbo meldingen, calamiteiten registraties, klanttevredenheidsonderzoeken en enquêtes.
Reserveren – reserveren van vergaderzalen, inventaris items, bedrijfsmiddelen, catering, etc., inclusief mogelijkheden om reserveringen uit te factureren naar b.v. externe partijen.
Bezoekers – aan- en afmelden van bezoekers inclusief het reserveren van een parkeerplaats. Zo is ten allen tijde bekend wie er wanneer in uw pand zijn of waren.
Catering – bestellen van catering voor vergaderingen en bijeenkomsten, bij een interne of externe leverancier.
Vastgoed beheer – registratie van alle relevante informatie over complexen, gebouwen en ruimtes, percelen, zodat efficiënte aansturing van onderhoudspartijen mogelijk is, maar ook centrale inkoop wordt gefaciliteerd.
Onderhoud – van vastgoed objecten en gerelateerde onderhoudsgevoelige elementen maar ook van inventaris items, bedrijfsmiddelen, etc. met daarbij de mogelijkheid tot het (repeterend) plannen van preventief onderhoud en keuringen.
Contract management – beheer van contracten met leveranciers, klanten of huurders, etc., inclusief indexatie en facturatie en met zelf in te stellen notificaties voor belangrijke momenten.
Facturatie – van verhuurde objecten en ruimtes, bestellingen, doorbelasting, etc..
Werkorders – voor correctief, preventief en planmatig onderhoud, inclusief de financiële vastlegging.
MJOP – meer jaren onderhoud planning van vastgoed en daaraan gerelateerde onderhoudsgevoelige elementen, maar ook van bedrijfsmiddelen (b.v. bedrijfsvoertuigen of machines).
Wet- en regelgeving – dashboard dat grip geeft op alle activiteiten die verricht moeten worden in het kader van wet- en regelgeving (keuringen, certificaten, onderhoudsrapportages, etc.).
Bestellingen / inkoop / voorraadbeheer – centrale inkoop van middelen, al dan niet geautomatiseerd.
Energiebeheer– overzicht van de CO2 uitstoot in de tijd, inzicht in het effect van investeringen op de CO2 uitstoot.
Inventarisbeheer, sleutelbeheer – beheer en uitleen registratie van inventaris zoals beamers, IT middelen, sleutels, toegangspassen of bedrijfsfietsen. In het geval van sleutels is ook een sluitplan mogelijk.
Voorraad beheer – beheer van voorraden van middelen inclusief het (automatisch) bestellen van middelen om de voorraad op peil te houden.
Document management – beheer van alle soorten documenten zoals kwaliteitshandboek, verzekeringen, vergunningen en borgingsdocumenten, maar ook tekeningen en contracten.
Projecten en urenstaten – het organiseren van werk of werkorders in projecten met een taken structuur, registratie van uren en kosten, gekoppeld aan de financiële administratie, inclusief de mogelijkheid tot tijd schrijven.
Boekhouding – boekhoud module ten behoeve van de financiële administratie of de aansluiting daarop.
Self-service portaal – hierover hebben wij een separaat blog op deze website.
Rapportage, dashboards – hoe completer het FMIS, hoe completer de rapportages en dashboard zijn die het FMIS kan leveren.
Axxerion heeft verschillende voordelen ten opzichte van de concurrenten. Enkele van deze voordelen zijn:
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Axxerion biedt een zeer aanpasbaar platform dat kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van een organisatie. Het kan worden geconfigureerd om te voldoen aan verschillende bedrijfsprocessen en kan gemakkelijk en nagenoeg ongelimiteerd worden aangepast aan veranderende behoeften en groei van de organisatie.
Uitgebreide functionaliteit: Axxerion biedt een zeer breed scala aan functionaliteiten die nodig zijn voor effectief beheer van bedrijfsmiddelen, vastgoed en facilitaire processen. Het omvat functies zoals onderhoudsbeheer, contractbeheer, ruimtebeheer, rapportage en analyse, projectmanagement en nog veel meer. Deze uitgebreide functionaliteit stelt organisaties in staat om al hun beheertaken op één platform uit te voeren, wat de efficiëntie verhoogt en de behoefte aan meerdere systemen vermindert.
Cloud gebaseerd en mobielvriendelijk: Axxerion is een cloud gebaseerd platform, wat betekent dat het toegankelijk is via het internet zonder dat er extra infrastructuur of software-installaties nodig zijn. Dit maakt het gemakkelijk voor gebruikers om overal en altijd toegang te hebben tot de informatie en functionaliteit van Axxerion. Bovendien is Axxerion mobielvriendelijk, waardoor gebruikers taken kunnen uitvoeren en informatie kunnen raadplegen vanaf hun smartphones of tablets, wat flexibiliteit en mobiliteit biedt.
Gebruiksvriendelijkheid: Axxerion heeft een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface die het gemakkelijk maakt voor gebruikers om te navigeren en taken uit te voeren. Het vereist geen uitgebreide technische kennis om te gebruiken, waardoor organisaties snel operationeel kunnen zijn met het platform.
Ondersteuning en training: Er is uitgebreide ondersteuning en training aan gebruikers beschikbaar. Ervaren consultants staan klaar om vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden. Daarnaast zijn er trainingen en is er documentatie om gebruikers te helpen bij het optimaal benutten van het platform.
De kosten van een FMIS (Facilities Management Information System) of IWMS (Integrated Workplace Management System) variëren afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de leverancier, de specifieke functies en functionaliteiten, de grootte van de organisatie en het implementatiemodel (cloudgebaseerd of lokaal).
Omdat we niet voor andere leveranciers kunnen spreken baseren we ons hier op Axxerion. De kosten voor Axxerion bestaan uit 2 componenten:
We raden u aan contact op te nemen dan voorzien we u van een gedetailleerde offertes op basis van uw vereisten.
Met een FMIS of IWMS bespaart u echter ook kosten waardoor u de de kosten van het systeem terugverdient.
Het implementeren van een FMIS of IWMS kan organisaties op verschillende manieren helpen kosten te besparen. Enkele voorbeelden van kostenbesparingen die met een FMIS zijn te realiseren:
1. Stroomlijn onderhoudsprocessen: een FMIS maakt efficiënt beheer van werkorders en planning van preventief onderhoud mogelijk. Door activa en faciliteiten proactief te onderhouden, kunt u kostbare storingen tot een minimum beperken, de levensduur van activa verlengen en noodreparaties verminderen.
2. Optimaliseer het gebruik van middelen: een FMIS helpt bij het volgen en optimaliseren van de toewijzing van middelen, zoals kamers, apparatuur en voorraden. Door het gebruik van middelen te maximaliseren en onderbenutting te verminderen, kunnen organisaties onnodige aankopen en leasekosten vermijden.
3. Energiebeheer: Veel FMIS-oplossingen bevatten mogelijkheden voor energiebeheer. Door energieverbruiksgegevens te bewaken en te analyseren, kunnen organisaties energiebesparingsmogelijkheden identificeren, het gebruik van apparatuur optimaliseren en energie-efficiënte werkwijzen implementeren, wat leidt tot lagere energiekosten.
4. Ruimte-optimalisatie: gebruik FMIS-functies voor ruimtebeheer om patronen voor ruimtegebruik te analyseren en ruimtetoewijzing te optimaliseren. Door onderbenutte gebieden te identificeren, kunnen organisaties mogelijk ruimte consolideren of herbestemmen, waardoor onnodige kosten voor pand huur worden vermeden.
5. Leveranciersbeheer: een FMIS kan helpen bij het beheren van leverancierscontracten, serviceovereenkomsten en het volgen van leveranciersprestaties. Door leveranciersbeheerprocessen te stroomlijnen, kunnen organisaties betere voorwaarden bedingen, kosteneffectieve leveranciers identificeren en ervoor zorgen dat services worden geleverd volgens de afspraken.
6. Data gedreven besluitvorming: een FMIS biedt waardevolle inzichten en analyses met betrekking tot facilitaire activiteiten, onderhoudskosten en het gebruik van middelen. Door gebruik te maken van deze gegevens kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen om kostenbesparende mogelijkheden te identificeren, workflows te optimaliseren en middelen effectief toe te wijzen.
7. Verbeterd compliance- en risicobeheer: een FMIS helpt organisaties te zorgen voor naleving van wettelijke vereisten, veiligheidsnormen en onderhoudsschema’s. Door compliance proactief te beheren en risico’s te beperken, kunnen organisaties dure boetes, boetes en juridische problemen voorkomen.
8. Schaalbaarheid en flexibiliteit: een FMIS-oplossing als Axxerion groeit mee met uw organisatie en de veranderende behoeften . Dit zorgt ervoor dat Axxerion uw activiteiten efficiënt blijft ondersteunen, waardoor de noodzaak voor frequente systeemveranderingen of -vervangingen wordt verminderd.
9. Productiviteit van werknemers: door handmatige taken te automatiseren, selfservice-opties te bieden en workflows te stroomlijnen, kan een FMIS de productiviteit van werknemers verbeteren. Verhoogde efficiëntie vertaalt zich in kostenbesparingen en verbeterde dienstverlening.
Neem contact met ons op als u hulp nodig hebt bij het maken van een kosten-baten analyse voor de aanschaf van Axxerion.
Automatisch matchen en betaalbaar stellen inkomende facturen
Voor een onderwijs instelling hebben wij een geavanceerde koppeling met een financieel pakket (in dit geval ProActive) gerealiseerd, zodat in de financiële administratie een compleet en gedetailleerd beeld over alle verplichtingen opgebouwd kan worden. Verder zorgt deze koppeling ervoor dat ontvangen facturen automatisch en dus snel gematched en betaalbaar gesteld kunnen worden. Een activiteit die voor de realisatie van deze koppeling zeer veel tijd in beslag nam is nu met een druk op een knop uit te voeren.
Automatisch afhandelen van meldingen
Voor een grote dienstverlener op facilitair gebied hebben wij Axxerion gekoppeld aan een Gebouw Beheer Systeem (GBS). Dit GBS ontvangt storingsmeldingen van installaties in het gebouw (bijvoorbeeld de draaideur bij de hoofdingang). De meldingen worden automatisch doorgezet naar Axxerion. In Axxerion worden deze meldingen op basis van het object van de melding en het type melding, automatisch naar de juiste externe leverancier doorgezet. De leverancier heeft toegang tot de details van de melding via een self service portaal, waarin de leverancier status van de melding bijhoudt. Axxerion registreert en rapporteert of de melding tijdig (binnen een Service Level Agreement) is opgepakt en afgehandeld.
Als een melding door een persoon is ontvangen, krijgt deze persoon na afhandeling van de melding een mail, waarmee zij hun tevredenheid over de afhandeling kunnen aangeven, door middel van 0-5 sterren. Op basis hiervan én de mate waarin de afgesproken oplostijden zijn gehaald, genereert Axxerion een rapport dat input is voor de kwartaal beoordelingen van leveranciers.
Bezoekers
Een groot consultancy bureau wil bezoekers graag zeer gastvrij ontvangen, gebruik makend van de laatste technologie. Als een bezoeker zich bij de slagboom van de parkeergarage van het pand meldt, wordt diens kenteken gescand. Axxerion krijgt een signaal dat een bezoeker met een bepaald kenteken is gearriveerd. Axxerion controleert dit tegen de bezoekers die zijn aangemeld en matcht dit met de gegevens die daarbij zijn ingevoerd. Axxerion weet vervolgens wie er komt, voor wie de bezoeker komt en eventueel of de bezoeker iets wil drinken en wat – bijvoorbeeld koffie, thee of water wil en hoe dit geserveerd moet worden. Axxerion laat dit weten aan de receptie zodat er bijvoorbeeld een heerlijke cappuccino voor de gast klaarstaat. Verder krijg de persoon voor wie de gast komt, automatisch bericht dat de gast is gearriveerd.
Uitbaten multifunctionele accommodatie
Een grote dienstverlener heeft een multifunctionele accommodatie (algemene ruimtes, maar ook specifieke zoals een sporthal, gymzalen, peuterspeelzaal) waar ruimtes gebruikt worden voor diverse verschillende activiteiten. Particulieren, overheidsinstanties en bedrijven kunnen deze ruimtes gebruiken voor eenmalige evenementen (een VVE vergadering), maar ook voor wekelijkse activiteiten (bijvoorbeeld zaalvoetbal). De klanten kunnen niet alleen een ruimte boeken, maar ook catering en audiovisuele middelen bij bestellen. Voor de eenmalige boeking krijgen de klanten een bevestiging die automatisch per email wordt verzonden. Na de activiteit kunnen de klanten contant afrekenen, of ze krijgen een factuur. Deze facturatie volgt automatisch uit de gegevens die bij de boeking zijn vastgelegd.
De klanten die wekelijks een vergelijkbare activiteit organiseren, Krijgen vooraf een bevestiging van alle boekingen en bestellingen. Per maand kunnen zij een verzamelfactuur krijgen van alle verschillende boekingen. Deze facturatie gegevens volgen automatisch vanuit de gemaakte reserveringen. De beheerder van de multifunctionele accommodatie kan zijn werkzaamheden concentreren op de uitvoering en de ontvangst van de mensen. De financiële administratieve werkzaamheden zijn door de toepassing van Axxerion gereduceerd tot slechts 2 uur maand.
Onderhoud wagenpark
Een grote pakketbezorger heeft zijn wagenpark vastgelegd in Axxerion. Voor het wagenpark is het van belang, dat het onderhoud en APK tijdig plaatsvindt. Bij het vastleggen van de wagen of oplegger kan direct een onderhoudspatroon worden aangemaakt in Axxerion. De hieruit voortkomende werkorders worden vervolgens automatisch aangemaakt en de betrokken medewerkers ontvangen notificaties, zodat zij tijdig weten wanneer het preventieve onderhoud plaats moet vinden. Ook de onderhoudspartij wordt automatisch bepaald aan de hand van de type werkzaamheden en de fabrikant. De constructeur ontvangt de opdrachten via het proces dat is ingeregeld in Axxerion. De kosten van dit onderhoud worden netjes bijgehouden en zijn hierdoor inzichtelijk voor verschillende bedrijfsonderdelen. Ook schades en correctief onderhoud wordt via Axxerion geregistreerd en de kosten zijn hierdoor altijd inzichtelijk.
Benieuwd of Axxerion interessant kan zijn voor uw organisatie? We bespreken het graag met u!
