Wat is een FMIS?

Automatisch matchen en betaalbaar stellen inkomende facturen

Voor een onderwijs instelling hebben wij een geavanceerde koppeling met een financieel pakket (in dit geval ProActive) gerealiseerd, zodat in de financiële administratie een compleet en gedetailleerd beeld over alle verplichtingen opgebouwd kan worden. Verder zorgt deze koppeling ervoor dat ontvangen facturen automatisch en dus snel gematched en betaalbaar gesteld kunnen worden. Een activiteit die voor de realisatie van deze koppeling zeer veel tijd in beslag nam is nu met een druk op een knop uit te voeren.

Automatisch afhandelen van meldingen

Voor een grote dienstverlener op facilitair gebied hebben wij Axxerion gekoppeld aan een Gebouw Beheer Systeem (GBS). Dit GBS ontvangt storingsmeldingen van installaties in het gebouw (bijvoorbeeld de draaideur bij de hoofdingang). De meldingen worden automatisch doorgezet naar Axxerion. In Axxerion worden deze meldingen  op basis van het object van de melding en het type melding, automatisch naar de juiste externe leverancier doorgezet. De leverancier heeft toegang tot de details van de melding via een self service portaal, waarin de leverancier status van de melding bijhoudt. Axxerion registreert en rapporteert of de melding tijdig (binnen een Service Level Agreement) is opgepakt en afgehandeld.

Als een melding door een persoon is ontvangen, krijgt deze persoon na afhandeling van de melding een mail, waarmee zij hun tevredenheid over de afhandeling kunnen aangeven, door middel van 0-5 sterren. Op basis hiervan én de mate waarin de afgesproken oplostijden zijn gehaald, genereert Axxerion een rapport dat input is voor de kwartaal beoordelingen van leveranciers.

Bezoekers

Een groot consultancy bureau wil bezoekers graag zeer gastvrij ontvangen, gebruik makend van de laatste technologie. Als een bezoeker zich bij de slagboom van de parkeergarage van het pand meldt, wordt diens kenteken gescand. Axxerion krijgt een signaal dat een bezoeker met een bepaald kenteken is gearriveerd. Axxerion controleert dit tegen de bezoekers die zijn aangemeld en matcht dit met de gegevens die daarbij zijn ingevoerd. Axxerion weet vervolgens wie er komt, voor wie de bezoeker komt en eventueel of de bezoeker iets wil drinken en wat – bijvoorbeeld koffie, thee of water wil en hoe dit geserveerd moet worden. Axxerion laat dit weten aan de receptie zodat er bijvoorbeeld een heerlijke cappuccino voor de gast klaarstaat. Verder krijg de persoon voor wie de gast komt, automatisch bericht dat de gast is gearriveerd.

Uitbaten multifunctionele accomodatie

Een grote dienstverlener heeft een multifunctionele accommodatie (algemene ruimtes, maar ook specifieke zoals een sporthal, gymzalen, peuterspeelzaal) waar ruimtes gebruikt worden voor diverse verschillende activiteiten. Particulieren, overheidsinstanties en bedrijven kunnen deze ruimtes gebruiken voor eenmalige evenementen (een VVE vergadering), maar ook voor wekelijkse activiteiten (bijvoorbeeld zaalvoetbal). De klanten kunnen niet alleen een ruimte boeken, maar ook catering en audiovisuele middelen bij bestellen. Voor de eenmalige boeking krijgen de klanten een bevestiging die automatisch per email wordt verzonden. Na de activiteit kunnen de klanten contant afrekenen, of ze krijgen een factuur. Deze facturatie volgt automatisch uit de gegevens die bij de boeking zijn vastgelegd.

De klanten die wekelijks een vergelijkbare activiteit organiseren, Krijgen vooraf een bevestiging van alle boekingen en bestellingen. Per maand kunnen zij een verzamelfactuur krijgen van alle verschillende boekingen. Deze facturatie gegevens volgen automatisch vanuit de gemaakte reserveringen. De beheerder van de multifunctionele accommodatie kan zijn werkzaamheden concentreren op de uitvoering en de ontvangst van de mensen. De financiële administratieve werkzaamheden zijn door de toepassing van Axxerion gereduceerd tot slechts 2 uur maand.

Onderhoud wagenpark

Een grote pakketbezorger heeft zijn wagenpark vastgelegd in Axxerion. Voor het wagenpark is het van belang, dat het onderhoud en APK tijdig plaatsvindt. Bij het vastleggen van de wagen of oplegger kan direct een onderhoudspatroon worden aangemaakt in Axxerion. De hieruit voortkomende werkorders worden vervolgens automatisch aangemaakt en de betrokken medewerkers ontvangen notificaties, zodat zij tijdig weten wanneer het preventieve onderhoud plaats moet vinden. Ook de onderhoudspartij wordt automatisch bepaald aan de hand van de type werkzaamheden en de fabrikant. De constructeur ontvangt de opdrachten via het proces dat is ingeregeld in Axxerion. De kosten van dit onderhoud worden netjes bijgehouden en zijn hierdoor inzichtelijk voor verschillende bedrijfsonderdelen. Ook schades en correctief onderhoud wordt via Axxerion geregistreerd en de kosten zijn hierdoor altijd inzichtelijk.