Situatie

Een gemeente in Limburg heeft zo’n 90.000 inwoners en beheert 500 vastgoedobjecten. Dit zijn woningen, monumenten, gymzalen, verenigings gebouwen, scholen, kantoren, gronden, opstal, erfpachten, volkstuinen, etc.. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van dit vastgoed.

Complicatie

Er is een bestaande geautomatiseerde oplossing beschikbaar voor het beheer en onderhoud van het vastgoed. De eisen zijn echter gewijzigd ten aanzien van integratie met andere IT systemen, rapportage aan de Provincie en gebruiksvriendelijkheid. Daarom heeft de gemeente gekozen voor de implementatie van Axxerion.

Vraag

• Realiseer een Vastgoed Informatie Systeem dat inzicht geeft in de complete portefeuille van de gemeente, als basis voor verdere strategievorming
• Zorg voor 1 rapportage bron ten behoeve van rapportage aan het bestuur van de gemeente en de provincie
• Zorg voor inzicht in de kosten van preventief onderhoud voor de komende 20-30 jaar

Oplossing

De Gemeente heeft na een aanbestedingstraject gekozen voor Axxerion als centraal vastgoed informatie systeem. XXelerate heeft Axxerion geïmplementeerd bij de Gemeente,  waarmee de volgende functionaliteit is gerealiseerd:

• Beheer van contacten (personen, bedrijven, verenigingen, etc), inclusief een koppeling met de Basis Registratie Personen
• Beheer van de vastgoedportefeuille (complexen, gebouwen, ruimtes), inclusief een koppeling met de Basis Administratie Gebouwen
• Beheer van huur- en  verhuurcontracten, onderhoudscontracten
• Meer Jaren Onderhoud Planning MJOP
• Preventief onderhoud en aansturing van externe partijen door middel van werkorders
• Vastleggen van documenten
• Rapportages 
• Een compleet beeld van de vastgoed portefeuille, in 1 totaaloplossing, met inzicht in
  • Gebouwbudget
  • Budget en realisatie afdeling vastgoed
  • Verlies- en winstrekening, balans, etc.
• Een complete registratie van alle relevante contacten
• Aanhuur en verhuur administratie, met
  • geautomatiseerde prolongatie
  • signalering rond aflopende contracten
  • indexeren
  • koppeling met boekhouding
• Een compleet beeld van de voorziene onderhoudskosten voor de komende 30 jaar:
  • overzicht in de onderhoudsgevoelige elementen met de status van onderhoud
  • onderhoud op basis van standaard kostdatabank
  • inzicht in budget versus realisatie
• Vastlegging van financiele consequenties van onderhoudsactiviteiten, uit te splitsen naar kostenplaats, budgetcode en grootboekrekening
• Altijd in control m.b.t. wet- en regelgeving door middel van een overzichtelijk dashboard (borging)
• 1 bron voor rapportage aan gemeente en provincie
• Een basis voor de verdere ontwikkeling van de vastgoedstrategie van de Gemeente