DE AXXERION SPECIALIST!
DE AXXERION SPECIALIST!
Managing Director at XXelerate B.V.
Als vastgoedbeheerder is het belangrijk om kosten en opbrengsten per vastgoedobject goed in beeld te krijgen. Dit is noodzakelijk om om je vastgoedportefeuille effectief te kunnen managen en om de strategie rond het beheerde vastgoed te kunnen bepalen. Dit geldt voor non-profit organisaties zoals onderwijsinstellingen, gemeentes, kinderopvangorganisaties en zorginstellingen maar ook voor commerciële vastgoedbeheerders.
Het gaat uiteindelijk om het beschikbaar hebben van de juiste data. Maar dit is minder eenvoudig dan het lijkt. We noemen enkele stappen die je kunt nemen om dit te realiseren.
Voor gemeentes en zorginstellingen zijn huurinkomsten vaak de voornaamste bron van inkomsten. Zorg dat een gedetailleerd overzicht van alle huurcontracten en de bijbehorende maandlasten beschikbaar is, inclusief extra producten en diensten die worden geleverd.
Over het algemeen zijn deze gegevens wel beschikbaar omdat de inkomsten hier afhankelijk van zijn. Inkomsten zijn over het algemeen ook goed te relateren aan een bepaald vastgoedobject.
Veel lastiger is het om de kosten goed en compleet in kaart te brengen en deze toe te wijzen aan een specifiek vastgoedobject. Er zijn kosten die een vastgoedbeheerder maakt die niet zo specifiek voor 1 object worden gemaakt. Denk aan een servicecontract voor een object met meerdere huurders of de kosten voor kapitaal of verzekeringen.
Er zijn verschillende soorten kosten te onderkennen:
Er zijn verschillende softwareprogramma’s waarmee het mogelijk is om je financiën te volgen.
Als een vastgoedportefeuille op professionele wijze beheerd moet worden volstaat een oplossing zoals Excel natuurlijk niet. Je bent daarmee niet in staat gegevens op een goede manier te beheren met meerdere personen, de data is niet veilig en het werken met een spreadsheet is niet geschikt om op professionele wijze de facturatie en boekhouding te regelen.
Je kunt boekhoudsoftware gebruiken voor vastgoedbeheer. Naast het feit dat je hier natuurlijk de boekhouding perfect kunt bijhouden, kun je er de facturatie mee verzorgen. Ook biedt een boekhoudpakket de mogelijkheid om kosten en opbrengsten toe te wijzen aan specifieke vastgoedobjecten. Zeker voor een kleine vastgoedportefeuille kan dit een prima oplossing zijn.
Boekhoudsoftware is over het algemeen echter niet geschikt voor voor het plannen van onderhoud, voor het werken met reparatieverzoeken en andere meldingen, voor het beheren, indexeren, prolongeren van contracten of het verstrekken van werkopdrachten aan leveranciers. Onderwijsinstellingen, gemeentes, kinderopvangorganisaties en zorginstellingen hebben vaak een aparte afdeling die het vastgoedbeheer organiseert. De medewerkers werken veelal niet met het boekhoudpakket, dat doet de financiële afdeling.
Software voor vastgoedbeheer is dat uiteraard wel. Hiermee zijn alle processen en werkzaamheden rond vastgoed beheer te ondersteunen. Een oplossing als Axxerion heeft naast alle functies die een vastgoedbeheerder nodig heeft, ook een financiële module die eenvoudig is aan te sluiten op het boekhoudpakket van de financiële afdeling. Dit biedt het beste uit 2 werelden; complete vastgoedbeheersoftware die alle vastgoedbeheer processen ondersteund én de mogelijkheid de financiën op de gewenste manier te beheren.
Axxerion werkt met een eigen boekhoudmodule. Daardoor zijn alle financiële vraagstukken te beantwoorden, als de data maar is geregistreerd in Axxerion.
In Axxerion zijn verschillende dashboards bij een vastgoedobject beschikbaar. Onderstaand enkele voorbeelden van rapportages die deel uitmaken van het dashboard Exploitatieoverzicht, dat bij een vastgoedobject oproepbaar is. Hierop zijn de kosten en opbrengsten inzichtelijk van het betreffende vastgoedobject, met een onderverdeling naar opbrengstensoort (in dit geval alleen huurinkomsten) en kostensoort.
In de boekhoudmodule van Axxerion leggen we de voor vastgoedbeheer relevante financiële coderingen vast. Dus de grootboekrekeningen, kostenplaatsen en budgetcodes die relevant zijn voor de afdeling Vastgoedbeheer. Dit doen we niet om Axxerion als schaduwboekhouding te gebruiken, maar om kosten en opbrengsten te kunnen registreren en alloceren aan bijvoorbeeld een vastgoedobject.
Zo wordt bij het vastgoedobject de kostenplaats vastgelegd, bij een contractregel de kostenplaats en budgetcode, bij een werkorder de kostenplaats en de budgetcode, enzovoorts. Als in Axxerion ook alle inkoopfacturen en overige kosten worden geregistreerd is in Axxerion een compleet beeld aanwezig van alle kosten en alle opbrengsten. Zo is inzichtelijk of de exploitatie van een object kostendekkend is of niet, dus of de baten opwegen tegen de kosten. Op basis hiervan kan een organisatie andere keuzes maken ten aanzien van bijvoorbeeld onderhoud.
De boekhoudmodule maakt het voor de afdeling Vastgoedbeheer ook mogelijk om kosten gedetailleerder te beheersen dan de financiële afdeling belangrijk vindt. Wat wij bijvoorbeeld zien, is dat voor de financiële afdeling alleen relevant is wat de kosten voor onderhoud zijn. Voor de afdeling Vastgoedbeheer is de opsplitsing van die post Onderhoud in bijvoorbeeld Planmatig onderhoud, Correctief onderhoud en Mutatieonderhoud van belang, om nog beter te kunnen sturen. Voor de financiële afdeling worden die 3 posten geconsolideerd. Dit is in Axxerion mogelijk.
Heeft jouw organisatie onvoldoende grip en inzicht in kosten en opbrengsten van het beheren van vastgoed? Heb je voldoende informatie om keuzes te kunnen maken over onderhoud en huur?
Heb je al bepaalde vastgoedbeheersoftware in gedachten of ben je nog aan het oriënteren? Neem contact met ons op en we laten graag de voordelen van vastgoedbeheersoftware Axxerion zien.
Benieuwd of Axxerion interessant kan zijn voor uw organisatie? We bespreken het graag met u!
