Situatie

Deze Telecom provider met bijna 4 miljoen klanten in Nederland levert kabeltelevisie, mobiele telefonie en internet. Deze klant gebruikt Axxerion zeer breed ter ondersteuning van facilitair management (bezoekers registreren, vergaderzalen reserveren, meldingen, etc..) maar daarnaast ook voor andere bedrijfsactiviteiten waaronder vastgoed beheer en onderhoud, beheer en onderhoud van datacenters, contract beheer, etc… Het bedrijf is tot stand gekomen door een fusie van 2 bedrijven in 2016.

Complicatie

Inkopen bij geregistreerde leveranciers verlopen via gestandaardiseerd proces, ondersteund door procurement oplossing. Er worden echter ook regelmatig “incidentele” en eenmalige inkopen gedaan bij leveranciers, zoals bv een taxirit, een fotograaf of een specifieke cursus. Het eerst “onboarden” van een nieuwe leverancier is dan te omslachtig. De Inkoopafdeling wil echter wel meer inzicht en controle op dit soort uitgaven en wil deze uitgaven meer stroomlijnen zodat bestaande (mantel)contracten beter kunnen worden benut en inkoopvoordelen kunnen worden behaald.

Vraag

Realiseer een oplossing waarin incidentele uitgaven op gebruikersvriendelijke wijze kunnen worden aangevraagd en goedgekeurd door de daartoe bevoegde manager. De oplossing moet ondersteuning bieden bij het meer benutten van bestaande leveranciers en mantelcontracten. Tevens dient de oplossing rekening te houden met de procuratie structuur binnen het bedrijf. De oplossing moet de gebruikers aan de hand nemen zodat het proces om te komen tot een bestelling zo effectief en efficiënt mogelijk verloopt.

Oplossing

Gedurende een periode van ongeveer zes maanden werden verschillende sprints doorlopen en werd een uitgebreide workflow gerealiseerd in Axxerion, die zorgt voor:

• Uitvoering van verschillende controles om te zien of de bestelling voldoet aan specifieke criteria voor een order
• • het bedrag van de bestelling
  • of er al bestellingen zijn geplaatst bij deze leverancier
  • of de leverancier bekend is binnen 1 van de twee andere inkoopsystemen
  • of er moet geen andere leverancier worden geselecteerd voor de bestelservice / het product
• Goedkeuring op het juiste procuratie niveau, met de mogelijkheid voor Management Assistants om namens managers goed te keuren
• Automatische overdracht van goedkeuringstaken naar vervangers als er geen tijdige reactie is, rekening houdend met feestdagen
• Het opnemen van de factuur (en) en betalingsgegevens bij het bestellen
• Webservice-interface met de externe partij die de betaling van facturen verzorgt
• Rapporten voor inkoopmanagers
• E-mail notificaties