Skip to content
Andre Steenbergen

Andre Steenbergen

Managing Director & Owner at XXelerate B.V.

Top 5 meest voorkomende risico’s bij de implementatie van vastgoedbeheer software

Eerder publiceerden we al een blog over risico’s bij de implementatie van een facilitair systeem of FMIS. Naast FMIS implementaties verzorgen wij ook implementaties van vastgoedbeheersystemen. Ook hiervoor hebben wij uit alle trajecten een top 5 samengesteld van de meest voorkomende risico’s die wij zien bij het implementeren van een nieuw vastgoedbeheer systeem.

Als deze risico’s tijdig helder zijn, kunnen tijdig maatregelen genomen worden, zodat de risico’s geen werkelijkheid worden en de gevolgen beperkt kunnen worden.

1. Data, data, data (kwaliteit)

De kwaliteit van data staat met stip op 1. Data die niet van de juiste kwaliteit is, is de meest voorkomende reden voor uitloop van een implementatie traject, in zowel tijd als geld. En het bijzondere hieraan is, dat nagenoeg alle organisaties dit risico onderschatten – “Datakwaliteit? Dat hebben wij hier goed op orde”. Dat lijkt vaak ook zo te zijn, omdat gegevens goed bijgehouden worden in een systeem. De praktijk leert echter dat:

  • Gegevens ontbreken, bijvoorbeeld email adressen, telefoonnummers, contactpersonen, voorletters van personen, etc..
  • Gegevens niet betrouwbaar of up-to date zijn
  • Gegevens zijn meermaals vastgelegd, bijvoorbeeld “XXelerate B.V.” en “xxelerate” zijn beide aanwezig
  • Gegevens niet éénduidig zijn vastgelegd, verschillende gegevens zijn gecombineerd in 1 veld opgeslagen. Bijvoorbeeld “Mw. J.M. Pietersen van klantbedrijf XYZ”, dit zijn eigenlijk 4 of 5 verschillende velden in 1

De overgang naar een (nieuw) systeem is hét moment om de kwaliteit van de data te verbeteren. Immers “garbage in = garbage out”. Een nieuw systeem functioneert niet goed als de data die erin opgeslagen is, niet van voldoende kwaliteit is. Ook al wordt de data ook op technisch consistentie gecheckt als deze in Axxerion wordt geïmporteerd of ingevoerd, als onjuiste data naar het nieuw geïmplementeerde systeem overgezet wordt, zullen rapportages niet kloppen en zal het systeem niet de verwachte resultaten geven en worden mogelijkheden van het systeem onbenut gelaten.

Of uw data nu in een spreadsheet of in een ander systeem is opgeslagen, het is belangrijk tijdig te beginnen met de controle van de data op:

  • Actualiteit
  • Volledigheid
  • Accuraatheid
  • Consistentie
  • Begrijpelijkheid
  • Uniciteit (geen dubbelingen)
De overgang naar een nieuw systeem is hét moment om de data tegen het licht te houden en de kwaliteit van de data te verbeteren. Als issues tijdig onderkend zijn kan daar in het plan rekening mee worden gehouden.

2. Medewerkers van de doelorganisatie worden onvoldoende vrijgespeeld, project duurt langer

Tijdens het implementatie traject is het essentieel dat medewerkers voldoende tijd beschikbaar hebben om hun aandeel in het project te leveren. Doordat dit vaak medewerkers zijn die een sleutelpositie binnen het bedrijf innemen, zijn zij vaak druk met de dagelijkse werkzaamheden en hebben daarnaast weinig tijd over voor een implementatieproject. Zij zijn echter onmisbaar voor het verzamelen van de stamdata, input leveren over hoe de verschillende geraakte processen moeten lopen, over hoe de financiële administratie eruit ziet, het testen van de oplossing, maken van keuzes, beantwoorden van vragen, etc.. Zonder hun bijdrage kan het project geen voortgang boeken.

Een maatregel hierop kan zijn om deze project medewerkers een vaste dag in de week vrij te spelen voor het project en dit aan de rest van de organisatie kenbaar te maken zodat de collega’s weten dat zij de bewuste medewerker even niet kunnen storen. De steun van het management is hierbij onmisbaar.

3. Implementatie = verandering = weerstand

Nagenoeg ieder implementatie project zorgt voor een verandering in de organisatie, klein of groot. Ook als u al een IT systeem heeft voor de ondersteuning van processen. In het verleden gemaakte keuzes worden tijdens de implementatie van een nieuw systeem opnieuw tegen het licht gehouden en met de kennis en mogelijkheden van nu leidt dat wellicht tot nieuwe inzichten.

Waar in het verleden bijvoorbeeld alle meldingen telefonisch binnenkwamen bij een centrale service desk en daar werden ingevoerd door een medewerker die ook persoonlijk contact had met de huurders, is dat door groei van de organisatie niet goed meer mogelijk en wordt ervoor gekozen om meldingen door een huurder via een portaal op te laten voeren. Sommige typen meldingen worden zonder tussenkomst direct doorgezet naar een leverancier. De functie van de service desk medewerker krijgt hierdoor meer een regie rol en heeft minder direct klant contact.

Dit zorgt voor een andere manier van werken, waar medewerkers, huurders en leveranciers zich op moeten instellen en aan moeten wennen. Dit kan weerstand oproepen wat de acceptatie en het gebruik van het nieuwe systeem soms niet ten goede komt.

Hier kunnen bijvoorbeeld de volgende maatregelen op genomen worden:

  • De medewerkers worden voorbereid op het project, door tijdens een gezamenlijke kickoff de aanleiding en doelstelling van de implementatie te bespreken. Wanneer is voor jullie het project geslaagd, wat is belangrijk? De implementatie van een nieuw systeem heeft ook voordelen voor de medewerkers, deze moeten helder toegelicht worden.
  • Het project krijgt uitdrukkelijke steun van het management, bijvoorbeeld uitgesproken tijdens deze kickoff, maar ook gedurende het project.
  • De medewerkers en worden nauw betrokken bij het project en kunnen mee-beslissen over de inrichting. Het moet “hun systeem” worden. Het werken met een flexibel in te richten systeem is daarbij belangrijk.
  • Ook leveranciers worden vroegtijdig op de hoogte gesteld van de komende veranderingen. Bespreek eventuele voordelen die het nieuwe systeem voor de leverancier kan hebben – de leverancier is bijvoorbeeld nog nauwer betrokken bij uw organisatie en facturatie kan worden geoptimaliseerd hetgeen de leverancier geld kan besparen.

4. Onvoldoende inzicht in details m.b.t. koppelingen

Hoewel de functionaliteit van Axxerion zeer uitgebreid is en de functionaliteit van veel losse pakketten kan overnemen, wordt toch bij nagenoeg iedere implementatie gevraagd om geautomatiseerde koppelingen met andere IT systemen te realiseren. Dit kan zijn met een financieel pakket, een HR systeem, een gebouwbeheer systeem, een rapportage omgeving, etc..

Axxerion is een zeer open systeem en kan op veel verschillende manieren met andere IT oplossingen “communiceren”. Vaak is aan het begin van een implementatie traject alleen bekend dat er gekoppeld moet worden met een ander systeem, maar niet precies hoe. Omdat het koppelen van IT systemen erg nauw luistert, is het zaak dat de precieze specificaties volledig uitgewerkt worden, voordat begonnen worden met de realisatie van deze koppelingen. Hier moet niet te laat, maar ook niet te vroeg mee begonnen worden.

5. Gewenste functionaliteit is onvoldoende duidelijk

Als gestart wordt met een implementatie traject is vaak onvoldoende duidelijk wat de wens van een klant exact is. Sterker nog, dit is nagenoeg altijd het geval. Een programma van eisen is vaak op hoofdlijn beschreven en ook een functioneel ontwerp is vaak niet 100% compleet en SMART. In sommige projecten wordt pas gaandeweg duidelijk, waardoor er veel veranderingen tijdens of na het project doorgevoerd moeten worden, met langere doorlooptijd en onverwachte kosten.

XXelerate hanteert daarom een Agile, stapsgewijze aanpak voor het implementatie project. We beginnen met de modules waarmee de stamdata geadministreerd wordt (gebouwen, ruimtes, contacten, etc.) en gaan vervolgens verder met de overige functionele modules. Voor iedere module toetsen we wat de wens van de klant is. Hier zijn een aantal methoden voor, we kiezen de methode die het beste bij de klant en diens situatie past. Er zijn echter ook zaken die een klant van tevoren kan doen om te helpen dit risico te mitigeren, namelijk:
  • Procesbeschrijvingen maken of verzamelen
  • Inventariseren welke gegevens velden geregistreerd moeten worden
  • Inventariseren welke functionaris welke functionaliteit mag gebruiken

In een volgend blog vertellen we meer over de projectaanpak van XXelerate.

Wilt u meer weten over dit onderwerp, of over Axxerion, neem dan contact met ons op.

André Steenbergen, directeur XXelerate B.V.

Wilt u de Axxerion software
ervaren tijdens een demo?

Heeft u vragen over één
van onze diensten?

Axxerion_scherm5

XXelerate

Heb je vragen over onze diensten of ben je benieuwd naar een samenwerking met Xxelerate? Laat je gegevens achter via het contactformulier of bel direct naar 030 6336109

Waarmee kunnen we je helpen?