Bob Wintering

Senior Business Consultant at XXelerate B.V.

Vastgoedbeheersysteem: van data naar inzicht

Het belang van een goed vastgoedbeheersysteem

Tegenwoordig kunnen organisaties niet meer zonder softwareoplossingen voor het registreren en beheren van vastgoedinformatie en de werkzaamheden daar omtrent. Naast registratie willen organisaties ook voldoen aan standaarden, meedoen met een benchmark om zo de beste kwaliteit te kunnen leveren met zo min mogelijk inspanning qua tijd en kosten. Vastgoedbeheer software (VBS) of een Vastgoed Informatie Systeem (VIS) kan hier een belangrijke rol in spelen. Maar kan er niet meer waarde uit zo’n het Vastgoed Informatie Systeem gehaald worden? Wordt het systeem optimaal benut en sluit het aan bij de behoeften van de organisatie? Kan een VIS, door inzicht te geven in procesinformatie in relatie tot de organisatie, leiden tot een hogere efficiëntie en effectiviteit van het vastgoedbedrijf?

Vanuit het werkveld zie ik dat organisaties te weinig kennis delen tussen collega’s e/o andere afdelingen waardoor kansen niet, of te weinig benut worden. Met dit artikel hoop ik hier bewustwording in te creëren en zo richting te kunnen geven aan verbetering van de dienstverlening van het vastgoedbedrijf.

Het belang van inzicht en procesoptimalisatie

Veel organisaties zien het nut van procesoptimalisatie en het implementeren van best practices. Gestroomlijnde processen leiden tot eenduidige en actuele data, wat leidt tot waardevolle stuurinformatie. Met deze informatie kunnen organisaties beter en gerichter beleid ontwikkelen en sneller bijsturen waar nodig. Vaak gebeurt dit alleen op managementniveau en blijven er op de werkvloer nog steeds “eigen eilandjes” bestaan. Het zou een verbetering kunnen zijn indien deze eilandjes in het groter geheel geplaatst worden en relaties met elkaar inzichtelijk gemaakt worden. We zien ook vaak de bijkomende vraag ontstaan om te integreren met Business Intelligence software of een datawarehouse, om zo beter inzicht te krijgen in de prestaties van processen en afdelingen op een hoger niveau in de organisatie.

De uitdaging van Business Intelligence software

Business Intelligence software biedt veel waarde als bron voor managementinformatie, maar heeft ook beperkingen. Vaak wordt informatie op een te generiek niveau gepresenteerd, waardoor het lastig is gerichte actie te ondernemen. Zo kan bijvoorbeeld een groot verschil tussen aangegane verplichtingen en daadwerkelijke kosten zichtbaar worden in een dashboard, terwijl de oorzaak hiervan op basis van dat dasboard niet duidelijk wordt. Zonder gedetailleerde informatie is het vaak onduidelijk waar de knelpunten precies zitten en hoe deze opgelost kunnen worden. Oorzaak zou bijvoorbeeld kunnen zijn het grote aantal openstaande werkorders of niet tijdig verwerkte (inkoop)facturen. Dit heeft aandacht op operationeel niveau nodig.

Als de prestaties en resultaten niet op een begrijpelijke manier gecommuniceerd worden naar de partijen die invloed hebben op de uitkomsten, wordt een effectieve bijsturing bemoeilijkt.

Effectief gebruik van een vastgoedbeheersysteem en Business Intelligence software

Om het maximale uit een vastgoedinformatiesysteem en een BI-oplossing te halen, is het van belang om de volgende punten in acht te nemen:

Duidelijke overzichten: Zorg ervoor dat rapportages en dashboards helder inzicht geven in de informatie van afdelingen, processen en prestaties.
Informatie in context plaatsen: Koppel de gegevens en werkprocessen aan de juiste plaatsen binnen de organisatie, zodat verantwoordelijke teams tijdig de juiste bijsturing kunnen geven. Denk hierbij aan de waardeketen van Porter die inzicht geeft in samenhang tussen processen en afdelingen/actoren en data en informatiestromen.
Gerichte informatievoorziening: Zorg ervoor dat de juiste informatie op de juiste plek in de organisatie terechtkomt, zodat betrokken medewerkers en managers snel en effectief kunnen handelen.

Hoe ga je te werk?

Breng actoren in kaart – Identificeer welke personen en afdelingen invloed hebben op de kwaliteit van processen en dienstverlening. Dit kan effectief worden gedaan met behulp van het RACI- (of RASCI-)model, waarmee je verantwoordelijkheden en rollen van verschillende stakeholders en informatiebehoefte helder kunt definiëren.
Bepaal KPI’s – Definieer welke KPI’s belangrijk zijn en of er standaarden zijn waaraan voldaan moet worden. Een standaard kan bijvoorbeeld voortkomen uit een benchmark of vastgelegde normen zoals de NEN8026. Daarnaast kunnen er ook vanuit een maatschappelijk oogpunt bepaalde doelen gesteld worden, zoals duurzaamheid, sociale verantwoordelijkheid of inclusiviteit. Let hierbij op dat de KPI’s zich op een andere manier laten vertalen naar de verschillende niveaus (operationeel, tactisch en strategisch) binnen de organisatie.
Koppel KPI’s aan processen en data – Door in kaart te brengen hoe de data uit het vastgoedbeheersysteem invloed heeft op bepaalde KPI’s wordt het positief beïnvloeden van de resultaten gemakkelijker. De waardeketen van Porter kan hierbij inzicht geven in de waarde creatie binnen de afdeling door de primaire en ondersteunende activiteiten in kaart te brengen. Dit model helpt bij het identificeren van welke processen het meeste bijdragen aan de KPI’s en waar optimalisatie mogelijk is.
Zorg dat de informatie bij de juiste actoren terechtkomt – Zet de verzamelde data om in relevante informatie en bied deze aan bij de juiste actoren, zodat tussentijdse bijsturing mogelijk wordt. Hierbij is het essentieel dat de informatie op de drie verschillende niveaus beschikbaar wordt gemaakt: operationeel, tactisch en strategisch. Operationele dashboards moeten inzicht geven in de dagelijkse gang van zaken, zoals lopende werkorders of meldingen en reactietijden. Tactische dashboards richten zich op optimalisatie en procesverbeteringen, terwijl strategische dashboards de lange termijn prestaties en beleidsdoelen inzichtelijk maken.

Om binnen de organisatie of afdeling verbetering van kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie te bewerkstelligen is allereerst bewustwording nodig. Inzicht in prestaties op de verschillende niveaus en KPI’s leidt tot bewustwording en met bewustwording kan verandering in gang gezet worden.

Door beter inzicht in de waardeketen wordt niet alleen het vastgoedinformatiesysteem effectiever benut, maar kan het systeem helpen om tot beter beleid, gerichte procesverbeteringen en betere stuurinformatie te komen. Zo zorg je ervoor dat het vastgoedbeheer systeem niet alleen goed werkt, maar ook echt voor jou en je organisatie gaat werken!

De software ervaren
tijdens een demo?

Interesse in de software?

Benieuwd of Axxerion interessant kan zijn voor uw organisatie? We bespreken het graag met u!