DE AXXERION SPECIALIST!
DE AXXERION SPECIALIST!
Managing Director at XXelerate B.V.
In 2022 heeft Bouwstenen voor Sociaal een onderzoek naar gemeentelijk vastgoed management uitgevoerd. Dit onderzoek is gebaseerd op een enquête die in 2021 is gehouden onder alle gemeenten in Nederland. De enquête is voor het vijfde jaar op rij uitgevoerd, de vragen zijn ingevuld door deelnemende gemeenten en door Bouwstenen gecontroleerd en geanalyseerd. Aan het onderzoek deden 70 gemeenten mee.
Één van de onderwerpen van het onderzoek was verduurzaming, ook voor gemeenten belangrijk thema. Landelijk beleid is dat in 2050 de hele gebouwde omgeving energieneutraal moet zijn. Alle gebouwen moeten net zoveel energie opwekken als er verbruikt wordt. De conclusie van het onderzoek is dat alle gemeenten stappen hebben gezet op dit terrein. Dit kan door het plaatsen zonnepanelen, door nieuwbouw, door gebouwen gas-loos te maken en door het plaatsen van warmtepompen.
Een andere mogelijkheid waar meer dan de helft van alle gemeenten actief aan werkt, is het sturen op ruimtedeling. Vrijwel alle gemeenten streven naar ruimte deling, maar in de praktijk blijkt dit lastig vanwege regelgeving en financiering. Zo’n 25% van de gemeentes geeft aan dat dit goed gaat, maar 30% vindt dit lastig. 40% is niet bezig met ruimtedeling en voor de resterende 5% is het thema nog onbekend.
Als we kijken naar ruimtedeling binnen gemeenten, kunnen we kijken naar het delen van de beschikbare openbare ruimte, naar het delen van ruimte binnen instellingen zoals onderwijs- en kinderdagopvanginstellingen maar ook naar ruimte in maatschappelijke vastgoedobjecten. We denken aan sportaccommodaties en gemeentelijke kantoren. Hier willen we in dit blog nader op inzoomen.
Om ruimte te kunnen delen zijn de volgende stappen noodzakelijk:
Voordat we kunnen bepalen of we ruimte gaan delen, moet eerst duidelijk zijn of er ruimte beschikbaar is om te delen. We hebben betrouwbare en complete gegevens nodig om hier iets over te kunnen zeggen.
Als we kijken naar sportaccommodaties dan is informatie over gebruik en bezetting slechts deels aanwezig. Sportvelden worden veelal gehuurd door verenigingen die goed in kaart hebben in hoeverre zij de accommodatie zelf ten volle benutten. Dit beperkt zich echter vaak tot het gebruik in de avonduren en weekenden. Dit laat echter nog veel mogelijkheden onbenut voor andere gebruikers op andere tijdstippen. Met creativiteit is hier zeer veel in mogelijk.
Ook sportzalen worden verhuurd en ook op basis daarvan kan de bezetting vaak goed worden vastgesteld. Het vastleggen van gegevens over de verhuur is niet bij elke gemeente goed verzorgd. Als we hier gestructureerd gegeven over vast zouden leggen kan de beschikbare ruimte ook hier beter worden benut.
Als we kijken naar kantoorruimte binnen overheidsgebouwen willen we weten hoeveel mensen wanneer aanwezig zijn, en waar. Welk type ruimte is populair en welke niet. Wordt die 25 persoons vergaderzaal wel gebruikt? De bekende methode van op locatie handmatig tellingen uitvoeren is niet meer van deze tijd. Die tellingen zijn per definitie momentopnames en leveren onbetrouwbare data op. Als op basis daarvan beslissingen worden genomen leidt dat tot verkeerde keuzes. Als we dit gericht zouden meten kan er beter geanalyseerd worden waardoor we gefundeerde keuzes kunnen maken.
Als er betrouwbare en complete data is, kan de analyse starten. We willen weten in hoeverre een ruimte, terrein of pand voldoet aan de behoefte. Is er voldoende ruimte of wellicht te veel? Wordt de ruimte op elk moment benut of op het ene moment meer dan op het andere. Is er op bepaalde momenten ruimte over die gedeeld kan worden met anderen?
Het antwoord is wellicht niet altijd een simpel “ja of “nee”. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een kantoor weinig mensen huisvest, maar dat de kantoor inrichting niet aansluit bij de behoefte van nu. Zo zijn bijvoorbeeld de stilte werkplekken altijd bezet, maar zijn er werkplekken over in de kantoor tuin. Of de vergaderzaal voor 25 personen wordt slechts éénmaal gebruikt en staat verder leeg.
Met de juiste bezettingsregistratie is deze analyse goed te maken. Op basis van de analyse is duidelijk wanneer welke ruimtes benut worden en welke niet. Wanneer terreinen, clubgebouwen of gymzalen onvoldoende benut worden.
Op basis van de analyses kunnen acties ondernomen worden om zo te komen tot een betere benutting van ruimtes:
• Sportvelden kunnen beschikbaar gesteld worden aan scholen voor lessen lichamelijke opvoeding
• Sportclub gebouwen op sportvelden kunnen beschikbaar gesteld worden aan verschillende andere verenigingen of clubs
• Er kan een her-verdeling gemaakt worden van gymzalen over de verschillende scholen waardoor de gemeente met minder gymzalen toe kan
• Kantoren kunnen her-ingericht worden
• Delen van kantoorpanden kunnen worden afgestoten of verhuurd worden
Al deze acties bij elkaar kunnen de benutting van ruimte significant verbeteren en tot aanzienlijke kosten verlagingen leiden voor de gebruikers.
Kantoorpanden
Door uw kantoorpanden uit te rusten met moderne “touchpoints” en de gebruikers de Workplace Experience app ter beschikking te stellen verbetert u de ervaring van de pand gebruikers. Via deze app is snel inzichtelijk waar het druk is en waar een voor die persoon geschikte werkplek gevonden kan worden. Het is desgewenst mogelijk om collega’s in het pand te vinden via de app, of een gezamenlijke reservering voor werkplekken aan te maken.
Naast de Workplace Experience app is het mogelijk grote of kleinere touchscreens te plaatsen die overzicht in de bezetting geven. Er zijn tablets die bij een vergaderzaal geplaatst worden en die inzicht in de agenda geven.
Dit alles stelt u in staat het ruimtegebruik te analyseren met de Workplace Analytics van XXelerate. Vervolgens kunt u gaan optimaliseren. In een pand met meer dan voldoende ruimte is het niet nodig om pandgebruikers ruimtes of werkplekken te laten reserveren. Is uw pand niet zo ruim bemeten dan is het prettig de pandgebruikers deze mogelijkheid te bieden (zonder te verplichten). De ervaring is, dat na de eerste weerstand overwonnen te hebben, de pandgebruikers de voordelen meer en meer gaan inzien.
Beheer sportaccommodaties
Met de reserveringen module in Workplace Management hebt u zicht op alle reserveringen. U kunt kortlopende verhuur van een sportaccommodatie door burgers direct via iDEAL afrekenen en u hebt direct inzicht in de bezettingsgraad van uw sportaccommodaties. U kunt (desgewenst) verhuren tot op een kwartier nauwkeurig waardoor u locaties nog efficiënter kunt inzetten. U kunt de bruikleen van sleutels of toegangspassen registreren zodat altijd duidelijk is wie welke sleutel in bezit heeft.
Er zijn hulpmiddelen beschikbaar die de gemeente verder kunnen helpen met de verduurzamings doelstellingen. Workplace Management van XXelerate kan hier een rol in spelen.
Vele organisaties, waaronder ook de Nederlandse Rijksoverheid zelf, hebben dit ingezien. Zij rusten hun panden uit met sensoren die real-time data opleveren over ruimte- en werkplek gebruik. Deze sensoren meten alleen of er wel of niet iemand aanwezig is in een ruimte of op een werkplek. Zo blijft de privacy ook voor overheidsfunctionarissen gewaarborgd. Omdat de kosten afhangen van het aantal sensoren en gebruikers, is deze oplossing ook voor kleine organisaties interessant.
Wilt u meer weten over deze oplossing en of deze voor u kan werken? Neem contact met ons op en we laten u graag de voordelen zien.
Lees meer over het onderzoek naar gemeentelijk vastgoed management van Bouwstenen voor Sociaal.
Benieuwd of Axxerion interessant kan zijn voor uw organisatie? We bespreken het graag met u!
